3 secrets pour des projets e-learning réussis

Qu'est-ce qu'un projet e-learning réussi ? C'est un projet bien défini, bien écrit, bien fini ! Découvrez le détail dans ce podcast.

Bonjour, je m'appelle Anne-Claire Prévost et je travaille dans le digital learning depuis bientôt 20 ans. Aujourd'hui je voudrais vous partager 3 secrets pour réussir vos projets e-learning. Lorsque je vais employer cette expression, " projet e-learning ", je parlerai de la construction d'un module de formation digital et de son intégration éventuelle au sein d'un parcours de formation plus large. 

Je n'aborderai pas ici l'accompagnement du changement nécessaire à toute transformation digitale ou la mise en place d'une plateforme LMS pour héberger vos projets. Mais ce sont d'autres aspects importants de la formation digitale et si vous vous lancez dans cette aventure, il faudra aussi les prendre en compte. Mais ça bien sûr c'est une autre histoire…

Concentrons-nous donc sur votre projet de module e-learning. Dans le cadre de ce podcast, nous allons imaginer que vous devez concevoir un module autour de la sécurité informatique, pour rappeler quelques règles essentielles et quelques bonnes pratiques aux collaborateurs de votre entreprise.

Secret n°1 : un projet réussi est un projet bien défini

Lorsque l'on vient vous voir pour demander de créer un module e-learning, il est essentiel que vous bordiez le périmètre de ce nouveau projet. Plus ce périmètre sera précis, plus vous serez à l'aise pour réaliser votre projet. Ce périmètre doit être défini entre vous et votre client, qu'il soit externe ou interne. Ce temps est important : plus ces bases seront solides, plus votre projet aura de chances de réussir !

En premier lieu, vous avez donc besoin de bien connaître le contexte : pourquoi a-t-on besoin d'un module autour de la sécurité informatique ? Qui en fait la demande ? Quelle est l'urgence de cette demande ? Existe-t-il un existant présentiel ou digital ? Pouvez-vous faire appel à des experts métier internes à l'entreprise pour vous aider ? 

Ensuite, vous devez savoir quel est le public visé : le nombre, leur niveau… On ne crée pas un module de la même manière pour des experts et pour des personnes à sensibiliser… De même le nombre de personnes concernées peut être un facteur important dans le choix de recourir ou non à de la formation digitale. Si seule une dizaine de personnes sont concernées, peut-être vaut-il mieux prévoir une formation présentielle. Cependant si seules dix personnes sont concernées mais qu'il va y avoir chaque mois pendant 2 ans dix nouvelles personnes à former, alors là le digital est une bonne solution.

Nous avons donc le contexte, le public. Il nous faut maintenant connaître les objectifs à atteindre. Interrogez votre client sur le sujet : selon lui, que devraient savoir ou savoir faire les apprenants à l'issue du module pour que la formation soit considérée comme réussie ? Ici vous avez aussi un rôle clé à jouer pour la définition de ces objectifs. Aidez votre client à formuler des objectifs atteignables ! S'ils sont très ambitieux, il faudra peut-être partir sur un parcours de formation de plusieurs modules ou un parcours "blended", en mélangeant digital et présentiel.

Incitez votre client à utiliser des verbes d'action : "à la fin du module, les apprenants doivent savoir créer un mot de passe sécurisé" par exemple. À ce stade, nous avons donc une idée plus précise du projet. Il nous reste à déterminer des éléments clés : le délai et les ressources. Le délai est important bien sûr pour gérer votre planning de charge, celui de vos prestataires... Quant aux ressources, elles désignent les moyens financiers que vous avez pour développer ce projet (devrez-vous développer en interne ou pouvez-vous sous-traiter par exemple) mais aussi les ressources humaines.

Dans un projet e-learning, les ressources humaines rassemblent : 

• Les experts métier qui vont vous aider pour le contenu du module, 
• Et les concepteurs qui vont vous aider à réaliser le module. 

La disponibilité de vos ressources humaines va vous aider à planifier la réalisation de votre projet.

Donc en résumé, le premier secret pour réussir votre projet e-learning, c'est de bien le définir en amont avec le CoPODeR (Contexte, Public, Objectifs, Délais et Ressources).

Secret n°2 : un projet réussi est un projet bien écrit

Vous avez donc établi votre contexte : il s'agit de former tous les collaborateurs de votre entreprise aux enjeux de la sécurité informatique, suite à un certain nombre de comportements dangereux observés. Plusieurs modules devront être créés pour aborder différentes thématiques : les réflexes aux quotidiens, les types d'attaques, les outils nomades, etc. Le premier module devra sortir à la fin de l'été, il concernera les bons gestes au quotidien (mot de passe, verrouiller son ordinateur…). Vous le développez en interne, 2 personnes des services informatiques vous ont déjà communiqué des documents pour le contenu et vous avez un concepteur pour la réalisation technique du module. Vous êtes donc bien partis !

Abordons maintenant le secret n°2 pour réussir votre projet : son écriture ! Car un projet e-learning réussi est un projet bien écrit.

Vous le savez, la difficulté de la formation digitale réside dans sa capacité à impliquer ses apprenants, à les engager. Et même si vous avez une appli dernier cri ou que vous vous lancez dans la réalité virtuelle si vous n'avez pas un scénario qui tienne la route, en dehors de l'effet "waow", il ne restera pas grand-chose à vos apprenants à l'issue du module. 

Vous allez donc travailler en deux temps : rédiger le synopsis puis rédiger le storyboard. Vous allez me dire "que se passe-t-il, je me suis trompé de podcast, je suis un cours sur l'écriture de séries pour Netflix". Et bien en fait, il y a de grandes similitudes entre les deux, je vous l'accorde !

Le synopsis, cela va être le déroulé de votre module dans les grandes lignes. D'où vous partez et où vous souhaitez arriver. Les sujets que vous allez aborder et qui vont bien sûr répondre aux objectifs que vous avez fixés au départ du projet. 

Par exemple, je veux partir de la situation d'un collaborateur qui part en pause café en oubliant de verrouiller son ordinateur. Je veux montrer les conséquences de cet oubli à mes apprenants et leur donner l'astuce qui permet de verrouiller son pc rapidement et facilement. Ce sera ma première partie. Et ainsi de suite.  

Le synopsis permet de balayer tout le contenu pour être sûr de ne rien oublier. Il sera relu et validé par votre client. Cela permettra de s'assurer que les parties prenantes sont ok sur ce qui sera dit dans le module. Cela vous permet aussi à vous de vous assurer que vous avez bien compris le contenu, qu'il n'y a pas de zone d'ombre pour vous, que tout vous paraît compréhensible ! Vous êtes le faciliteur entre les experts et les apprenants : plus le contenu sera clair pour vous, plus il vous sera facile de le diffuser et de raconter une "histoire" qui le supporte.

Une fois le synopsis validé, on passe à l'écriture du storyboard, comme au cinéma. Le storyboard vous permet de décrire écran par écran ce que l'on verra dans le module. Ainsi le premier écran sera par exemple l'écran d'accueil du module : on y verra une photo de votre entreprise, avec le titre du module, il y aura un bouton "démarrer" qui apparaîtra au bout de 3 secondes, etc.

Tout le module va ainsi être décrit : le texte qui apparaîtra, les médias à créer (vidéos, animation, voix off…), les exercices et leurs corrections, les documents annexes à télécharger…. C'est une étape qui demande une grande rigueur mais qui permet de gagner du temps ensuite : en effet, vous devez le faire valider à votre client avant de vous lancer dans la production des media. 

Ainsi si votre client souhaite apporter des modifications, elles ont lieu avant la création effective de la vidéo ou de l'animation, et sont donc plus faciles à changer avant qu'après… 

De même le storyboard permet aussi au concepteur du module de savoir précisément ce qui est attendu, il peut donc travailler en autonomie sans demander des précisions à chaque étape : c'est un gain de temps inestimable !

Secret n°3 : un projet réussi est un projet bien fini

Projet cadré et scénarisé, vous approchez de la fin et aller bientôt déployer votre module… Il est donc temps pour moi de vous confier le troisième et dernier secret : pour que votre projet e-learning soit réussi, il faut qu'il soit bien fini… Souvent, on court après le temps lorsque l'on termine un module, et on a tendance à zapper un peu la dernière étape : celle des tests et de la prise en main par des personnes extérieures.  

Vous allez bien sûr relire le module, repasser dessus. Vous aurez le sentiment de le connaître par cœur et que rien ne vous a échappé. Or on le sait bien, dans ces cas-là on ne voit plus vraiment ce qu'il y a sous notre nez… Faire tester le module par une personne extérieure au projet est un bon moyen d'avoir un œil neuf sur votre réalisation. Idéalement, le faire tester par une personne qui ne connaît pas le sujet est intéressant aussi car cela permettra de vérifier que tout est assez clair. 

Il faut aussi prendre le temps de tester le module dans différentes circonstances : sur des navigateurs différents (Chrome, Internet Explorer, Mozilla, Safari…), sur un pc, une tablette, un téléphone portable… Avec du son, sans le son (ah mince, on a oublié les sous-titres !). 

Même s'il est de plus en plus répandu, le e-learning continue d'avoir ses détracteurs et d'être précédé d'une mauvaise réputation, notamment celle liée à la technique qui, c'est bien connu, "ne fonctionne jamais de toute façon". Sachant donc que parmi les personnes que vous visez, certaines s'attendront à ce que le module ne marche pas, mettez toutes les chances de votre côté en vous assurant autant que possible, que le module fonctionnera, quelques soient les circonstances. En tout cas au moins en réduisant le facteur " bug " le plus possible. Un module qui fonctionne bien c'est aussi un module qu'on va avoir envie de suivre…

Bien finir un projet, c'est donc éliminer le plus possible les erreurs techniques et c'est aussi bien sûr communiquer autour de son déploiement. Pour cela, utilisez les techniques du marketing ! Il faut " vendre " votre produit, donner envie aux apprenants de le suivre, leur faire comprendre pourquoi cela va les intéresser et leur être utile. Vous pouvez utiliser toutes les ressources à votre disposition, être accompagné par le Service Communication, par votre client, par des ambassadeurs en interne. Vous pouvez créer des bandes-annonces, susciter du teasing, organiser un concours… En fonction de l'enjeu, la partie communication autour du ou des modules sera aussi un facteur de réussite !

Si on résume, un projet e-learning réussi, c'est un projet bien défini, bien écrit et bien fini. C'est aussi une belle aventure à chaque fois, pleine d'imprévus, de chemins de traverse et de petites victoires… J'espère donc vous avoir donné envie de vous y plonger car le dernier ingrédient secret pour la réussite de vos projets e-learning, c'est… vous !

L'essentiel 

•  Un projet e-learning, pour être réussi, nécessite de partir sur de bonnes bases. Avant tout, il faut analyser le contexte dans lequel il s'inscrit, définir la cible et les objectifs de ce projet ! 

• Un e-learning bien écrit, est un e-learning réussi ! Ne lésinez pas sur "l'histoire" que vous racontez tout au long de la formation. Tout le module doit être écrit ce qui demande une grande rigueur et beaucoup de précision. 

• Votre projet digital est prêt ? Evaluez-le, mieux, faites le évaluer. Un point de vue extérieur ne peut être que bénéfique.