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La messagerie professionnelle se transforme parfois en bête noire des salariés. Une pluie d’e-mails qui tombent au quotidien, pire : un déluge de courriels auquel il faut faire face lors d’un retour de vacances, cela n’est étranger à aucun collaborateur. En moyenne, ce ne sont pas moins de 88 e-mails qui sont reçus chaque jour au travail, si l’on en croit une enquête menée par le cabinet d’analyse Radicati Group. Les cadres apparaissent particulièrement sollicités puisque, selon une étude Adobe, ils passent plus de la moitié de leur journée à consulter leur messagerie (5h en moyenne) !
Ces chiffres ne décriraient-ils pas, toutefois, une réalité du passé ? Car il existe aujourd’hui une solution pour éviter les lourdeurs des échanges d’e-mails et le temps perdu à les traiter : les outils collaboratifs.
L’utilisation des outils collaboratifs en ligne a littéralement explosé depuis la crise sanitaire et l’hybridation du travail. Leur usage se développe conjointement au travail collaboratif.
Dans cet article, Rise Up fait le point sur l’intérêt des outils collaboratifs en entreprise.
Outil collaboratif : définition
L’un des défis du travail à distance : parvenir à collaborer avec ses collègues de manière efficace. Pour le relever, l’entreprise a l’obligation de mettre en place un outil collaboratif (bien souvent plusieurs !) accessible aisément par son personnel.
Un outil collaboratif en ligne désigne donc une solution numérique destinée à faciliter le travail en équipe au sein d’une organisation. Concrètement, il permet le partage et la modification de fichiers (documents de travail, ressources, calendrier…) mais aussi des interactions instantanées entre plusieurs individus, quel que soit leur nombre. Le but est d’échanger de l’information en s’affranchissant des contraintes de temps et de lieux.
Ainsi, les outils collaboratifs en entreprise fluidifient, dynamisent et accélèrent le travail collaboratif. Élaborer un plan d’action, suivre l’état d’avancement d’un projet, planifier des réunions de travail : autant de tâches réalisées plus rapidement.
En outre, utilisé de manière pérenne par une équipe ou temporaire par un groupe de projet, ce type de solutions améliore la qualité de la communication, renforce l’entraide et l’écoute mutuelles.
Quels sont les avantages d’un outil collaboratif ?
Une productivité améliorée
Les outils collaboratifs ouvrent la voie à des échanges en temps réel et à l’apport continu d’idées. À la clé : un gain de temps pour les collaborateurs, mais aussi une créativité et un engagement boostés. Plus motivés, stimulés par le travail de groupe, l’efficacité des salariés augmente. En d’autres termes, grâce aux outils collaboratifs en ligne, la productivité au travail s'accroît.
Un workflow de validation fluidifié
Deuxième avantage d’un outil collaboratif en entreprise : des process de validation facilités. Chaque étape d’approbation se déroule de manière non seulement plus rapide mais aussi plus fluide. Les données étant centralisées et accessibles à tous, à tout moment, les échanges diminuent et la circulation de l’information gagne en fiabilité.
En conséquence, les outils collaboratifs améliorent également la réactivité et accélèrent la prise de décision.
Des équipes plus soudées
Fédérer une équipe est bien sûr possible même dans le cadre du travail collaboratif. Une fois de plus, ce sont les outils collaboratifs qui fournissent la solution. Les plateformes de visioconférence, dont Zoom constitue le modèle, ainsi que les applications de messagerie telles que Slack garantissent une communication en continu entre collaborateurs. Le travail en équipe s’en trouve valorisé. La cohésion des groupes de travail se fortifie et le climat de travail devient plus stimulant.
Une flexibilité et une mobilité renforcées
Autre atout des outils collaboratifs en entreprise : leur parfaite adaptation à un mode de travail flexible et mobile. S’appuyant sur les nouvelles technologies mais aussi sur l’évolution des pratiques, les outils collaboratifs en ligne sont pensés pour une utilisation sur smartphone.
Les salariés qui travaillent beaucoup sur le terrain, en particulier les commerciaux, disposent des mêmes avantages que leurs collègues sédentaires : toutes les applications et fonctionnalités sont accessibles via leur appareil mobile. Ils ont donc la possibilité de consulter les dernières informations postées dans un groupe de travail et de communiquer en temps réel avec leurs pairs.
Quels outils collaboratifs pour votre entreprise ?
Les plateformes collaboratives
Dans la typologie des outils collaboratifs, les plateformes collaboratives figurent en bonne place. Solution choisie par nombre d’entreprises, elles s’avèrent souvent indispensables dans le cadre de l’hybridation du travail.
Concrètement, qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ? Il s’agit d’un espace de travail virtuel, dans lequel se trouvent l’ensemble des outils et des ressources nécessaires pour mener des projets et missions en équipe. Objectif : faciliter la communication et les échanges, accélérer l’activité et simplifier la gestion de projet.
Microsoft Teams est l’un des outils collaboratifs en ligne les plus connus. Celui-ci intègre une messagerie instantanée, un système de visioconférence, les applications Office et des canaux de communication segmentés. Une plateforme complète que viennent concurrencer Slack ou encore Google Workspace.
Les outils collaboratifs dédiés à la gestion de projet
Les outils collaboratifs de gestion de projet sont tout aussi utiles aux entreprises et à leurs collaborateurs. Il devient par exemple très simple de créer des fils de discussion spécifiques et des listes de tâches. Planification, suivi et pilotage : chaque aspect du management de projet est pris en compte.
Ce type d’outils collaboratifs s’est énormément développé ces dernières années. Une offre très large est donc accessible aux entreprises. Trello, Wimi ou Azendoo par exemple sont dédiés à l'ingénierie de projet.
Les outils collaboratifs de visioconférence
Certainement l’un des outils collaboratifs en entreprise les plus utilisés : le service de visioconférence. Celui-ci permet d’organiser et d’assister à une réunion à distance en vidéo. L’intérêt d’un outil collaboratif de visioconférence semble évident : celui-ci facilite les communications aussi bien en interne qu’avec des partenaires extérieurs, distributeurs et/ou clients.
Ces outils collaboratifs en ligne ne sont pas nouveaux. Skype, lancé en 2003, en est le précurseur. Le logiciel Zoom a de son côté été créé il y a une dizaine d’années.
Les outils de partage de fichiers
Les outils de partage de fichiers comptent eux aussi parmi les premiers outils collaboratifs mis sur le marché. L’objectif ici est de centraliser, de stocker et de partager les ressources. Des solutions comme Dropbox, Google Drive et Microsoft 365 offrent ainsi plusieurs fonctionnalités intéressantes pour les organisations : sauvegarde de fichiers en ligne (très utile pour éviter de les perdre ou de les supprimer par erreur !), possibilité de les modifier, de les commenter et de les partager avec toute personne interne ou externe à l’entreprise.
Les knowledge bases
Définie comme une bibliothèque de ressources en ligne, ou base de connaissances (traduction littérale), la knowledge base constitue un outil collaboratif de grande valeur. Elle conserve précieusement la richesse d’une entreprise, c’est-à-dire son savoir. Les contenus sont donc extrêmement variés : informations juridiques, procédures, FAQ, guides de résolution de problème et d’utilisation d’un produit, conditions générales de vente…
Cet outil collaboratif en entreprise répond aux besoins des salariés et/ou des clients, en leur permettant de trouver l’information qu’ils recherchent en quelques instants. Autrement dit, chaque connaissance stockée dans la knowledge base devient une donnée exploitable en interne et/ou en externe.
Comment choisir les outils collaboratifs adaptés aux besoins de votre entreprise ?
Phase indispensable avant toute acquisition d’un outil collaboratif : l’audit. Quelle que soit l’entreprise, il est indispensable de prendre suffisamment de temps pour définir parfaitement ses besoins, ses attentes et effectuer un état des lieux des logiciels et autres programmes déjà déployés (sont-ils efficaces ? Si ce n’est pas le cas : pourquoi ?). Il convient bien sûr de déterminer des objectifs clairs et de cibler des éléments concrets devant être impactés par ces outils de collaboration en ligne. Un travail qui permettra de faire un “tri” parmi les solutions existantes, alors que le marché est pléthorique.
Les projets n’avancent pas aussi vite que souhaité, en raison de “couacs” dans l’organisation ou de manque de disponibilité de certains collaborateurs concernés ? Alors il faudra se diriger vers une application dédiée au management de projet.
Les salariés voient le volume de leurs e-mails augmenter et les interactions se complexifier ? Il est dans ce cas nécessaire d’opter pour une messagerie instantanée.
Autres problématiques : des effectifs exerçant 100 % en télétravail et/ou des projets nécessitant des échanges entre plusieurs départements de l’entreprise. Dans ces situations, une solution complète type plateforme collaborative semble appropriée.
L’important, une fois de plus, est de définir le cas d’usage principal de l’outil collaboratif d’entreprise. Parfois, il s’avère impératif d’en utiliser plusieurs. Afin de garantir leur efficacité, l’organisation doit veiller à bien les organiser et à effectuer des passerelles entre eux. Il faut également s’assurer de la facilité d’utilisation des solutions choisies et prévoir des actions de formation pour les salariés disposant de compétences digitales insuffisantes, l’objectif final restant évidemment de répondre aux besoins des collaborateurs et de la société dans son ensemble.
Impliquer les salariés dans le choix des outils collaboratifs pour mieux les former
Autre prérequis avant la mise en place d’outils collaboratifs pour son organisation : impliquer les collaborateurs. L’entreprise ne doit jamais perdre de vue que ce sont eux qui s’en servent au quotidien. Une solution de collaboration à distance pertinente signifie qu’elle est parfaitement adaptée à leur métier, à leur poste ainsi qu’à leurs missions présentes et à venir.
Par ailleurs, inclure les salariés dans la réflexion a des effets positifs sur leur état d’esprit : ils se sentent écoutés, valorisés, ce qui va augmenter leur engagement et leur motivation à prendre en main de nouveaux outils collaboratifs en ligne. Mieux : l’entreprise a tout intérêt à s’appuyer sur des volontaires qui testeront les différentes solutions et réaliseront un feedback utile à tous.
L’implication des collaborateurs n’intervient pas seulement en amont. Une fois les outils mis en place, il convient d’accompagner l’ensemble des salariés afin qu’ils les maîtrisent rapidement.
La capacité d’adaptation dépend de chacun. L’aisance digitale n’est également pas la même d’un individu à l’autre. En conséquence, déployer un ou plusieurs outils collaboratifs en entreprise nécessite d’évaluer les compétences et, nous l’avons évoqué, de planifier des formations ciblées.
La communication à chaque phase du processus est également cruciale. Elle permet d’accompagner le personnel “en douceur” dans cette phase de changement importante. Les habitudes et méthodes de travail peuvent en effet être bouleversées.
Les outils de travail à distance au service du collaborative learning
L’une des conséquences majeures de la mise en place d’outils collaboratifs : le développement du collaborative learning, sur lequel l’entreprise doit capitaliser.
De quoi s’agit-il ? L’”apprentissage en collaboration”, ou “apprentissage collaboratif” désigne un mode d’apprentissage reposant sur les échanges entre pairs. Chacun met ses connaissances et son expertise à disposition des autres. Grâce aux outils collaboratifs en ligne, les savoirs et les expériences sont mis en commun, partagés, enrichis, discutés, etc. Résultat : les collaborateurs montent en compétence grâce aux liens qu’ils tissent et développent entre eux.
Des plateformes collaboratives telles que Microsoft Teams se révèlent être des supports parfaits pour cette nouvelle façon d’apprendre. Le learning in the flow of work (“apprentissage dans le flux de travail”) devient dès lors une réalité quotidienne.
L’un des objectifs de Rise Up est de soutenir cette tendance. C’est pourquoi son LMS est directement accessible dans Teams. En d’autres termes, les salariés ont accès à leurs formations sans quitter leur espace de travail, donc sans “casser” les échanges avec leurs collègues. Ainsi, le travail collaboratif s’enrichit sans cesse. L'intégration de Rise Up LMS dans Microsoft Teams facilite ainsi l'acquisition de nouvelles compétences professionnelles des collaborateurs.
Quelques outils collaboratifs gratuits (et payants)
Il existe de nombreux outils collaboratifs gratuits, comme payants. L’offre s’est en effet fortement développée ces dernières années, nous l’avons dit.
Voyons quelques outils collaboratifs recommandés pour les entreprises.
Google Drive
Très utilisé, Google Drive permet de stocker, d’organiser et de partager tout type de fichiers avec ses collègues ou toute personne extérieure à l’entreprise. Il est par exemple possible de travailler à plusieurs sur une présentation, de corriger un texte écrit par un collaborateur, de visionner un diaporama, etc.
Dropbox
Concurrent direct de Google Drive, Dropbox a longtemps fait figure de référence parmi les outils collaboratifs en entreprise. Accessible sur desktop et mobile, cette application offre la possibilité de sauvegarder et de partager des fichiers de n’importe quelle taille.
Trello
C’est l’un des outils de gestion de projet les plus appréciés. Misant sur le visuel et la simplicité d’utilisation, cette application segmente les projets (chaque projet fait l’objet d’un tableau) et les tâches (chaque tâche est représentée par une carte). Il suffit ensuite de créer des colonnes (de type “à faire”, “en cours”, “terminé”) et d’y glisser les cartes.
Evernote
Evernote est un outil collaboratif en ligne idéal pour centraliser et partager les idées, qu’elles soient à l’état d’ébauches ou définitives. Il s’agit en quelque sorte d’un carnet de notes virtuel.
Mural
Solution de brainstorming de plus en plus utilisée, Mural fonctionne de manière ultra simple : chacun appose ses idées sur un “mur” visible par tous. Fichiers textes, vidéos et images peuvent y être transférés.
Slack
Slack a pour objectif principal de faciliter les interactions au sein de l’entreprise. Différents canaux de communication sont créés au fil des besoins et des projets. Slack intègre également une fonctionnalité d’appels audios et vidéos.
Monday.com
Autre outil au service du travail collaboratif : monday.com. Une interface claire montre la progression des tâches effectuées par chacun des collaborateurs travaillant sur un même projet. Cette application propose également le partage de fichiers.
Talkspirit
Plateforme collaborative tout-en-un, Talkspirit réunit des fonctionnalités de gestion de documents et d’agendas, d’animation de communautés et de communication (visioconférence, tchat…).
Microsoft Teams
Véritable espace collaboratif, cette plateforme permet de travailler à plusieurs sur tout type de documents, de créer des groupes de projet et de communiquer via une messagerie instantanée et un système de visioconférence intégré.
Microsoft 365
Microsoft 365 rassemble une palette de services destinées à améliorer la productivité. Parmi eux : une suite d’applications bureautiques, Teams (que nous venons d’aborder), un espace de stockage et de partage de fichiers.
Ces quelques exemples illustrent tout l’intérêt des outils collaboratifs pour les entreprises et leurs salariés ! Productivité, créativité, engagement et motivation, ambiance de travail : des solutions bien choisies ont des effets positifs sur de nombreux aspects de la vie professionnelle.
