Comment organiser une classe virtuelle ?

Classe virtuelle : un bon support, mais quelles sont les étapes à mettre en place ? Nous vous en proposons 6 allant de la logistique à la communication : choix des thèmes et de l'outil, formation, contenu, optimisation et information

Support particulier qui permet de réunir digital et présentiel, la classe virtuelle est un excellent moyen de maintenir un contexte social dans le cadre d’une formation digitalisée. Avant de vous livrer toutes les bonnes astuces pour bien organiser votre classe virtuelle, rappelons brièvement les caractéristiques de celle-ci. 

Elle est donc une modalité de formation synchrone (c’est-à-dire que les apprenants suivent en même temps et à un horaire défini la formation) mais à distance. Les apprenants ne sont donc pas ensemble physiquement lors de la classe virtuelle. Les outils utilisés pour la réaliser permettent généralement de recréer les mêmes possibilités d'interaction que dans une classe physique classique : participer, lever la main, poser des questions… 

Pour autant, elle ne s’organise pas de la même manière qu’une session présentielle. Voici un petit guide pour préparer un cours à distance réussi.

Étape essentielle suivant le choix de votre outil pour mener à bien votre classe virtuelle : la formation des formateurs eux-mêmes !

Déterminez quel(s) module(s) du parcours de formation seront suivis en classe virtuelle

Il est d’abord primordial de savoir quelle sera la session que vous présenterez en classe virtuelle. Préférez placer cette dernière à une ou des étapes charnières du parcours. Par exemple, à la moitié pour faire un point, ou bien entre certaines étapes clés.

Concernant le nombre de classes virtuelles, cela dépendra avant tout de la longueur de votre parcours et de la structure globale de votre formation. Préférez des modules qui ont besoin d’explications directes plus claires, ou qui nécessitent des exercices plus complets.

Choisissez l’outil adéquat pour mener votre classe virtuelle

Le choix de la solution est très important. En fonction de vos besoins, mais également des potentiels outils dont vous disposez déjà (LMS par exemple), mais aussi de vos goûts personnels quant à l’utilisation de l’outil.

Prenez le temps de tester différentes solutions et de vous renseigner. Idéalement, faites participer les formateurs dans le choix de la solution puisque ce sont eux qui l’utiliseront.

Parmi les outils qui vous permettent d'en réaliser, il existe par exemple Adobe Connect Meeting, Zoom, Cisco Webex Training ou encore Skype Entreprise.

Se former à l’outil

Étape essentielle suivant le choix de votre outil pour mener à bien votre classe virtuelle : la formation des formateurs eux-mêmes ! Tous les formateurs n’étant pas nécessairement à l’aise avec les outils digitaux, il est nécessaire qu’ils puissent se familiariser avec, au risque de se retrouver perdu le jour J.

Déterminez le contenu de votre classe virtuelle

Il vous faut maintenant construire le contenu en tant que tel de votre classe virtuelle. N’oubliez pas que l’attention des apprenants sur le digital (même avec une classe virtuelle, oui oui) est très courte. Il est donc important de varier les formats.

Cela tombe bien, puisque la classe virtuelle est un excellent moyen d’utiliser à la fois des visuels très graphiques, du texte, des vidéos, mais aussi de faire adresser le formateur aux apprenants très simplement grâce à la webcam. 

Pensez également à prévoir un temps pour les questions afin que les apprenants pourront s’exprimer chacun leur tour. Puis, pensez à un temps d’échange et de mise en pratique. L’idée est évidemment de faire participer les apprenants en alternant régulièrement un temps plus passif où le formateur fournit son explication, et un temps de participation et d’échange. 

Oubliez celles dépassant 1h30. Vous risquez de ne pas pouvoir capter leur attention aussi longtemps et ceci présente au final peu d’intérêt. La durée optimale se situe plutôt entre 45 min et 1h30.

Établir le bon nombre de participants

Autre aspect important : le nombre de participants ! Plus il est restreint… mieux c’est. Essayez de ne pas dépasser 15, et dans le cas où vous avez un grand nombre d’apprenants, faites plusieurs séances.

Communiquez les informations à vos apprenants

Il s’agit d’une étape cruciale à ne négliger sous aucun prétexte. Dès que vous êtes sûr de la date et horaire de la classe virtuelle, prévenez vos apprenants pour qu'ils s'organisent. Préférez d’abord un mail dans lequel vous indiquerez : 

• La date et les horaires. Nous vous conseillons toutefois de demander aux apprenants de se connecter en avance. Vous pourrez alors commencer la séance à l’heure prévue et anticiper les aléas de dernières minutes. 
• Son thème et, si vous le souhaitez, un bref résumé. 
• L’outil sur lequel se déroulera la séance. Ajoutez le lien de téléchargement de l'outil au cas où vos apprenants ne l'aient pas sur leur ordinateur.
• Quelques règles de base sur la bienséance lors de la session. Pensez également à leur indiquer le matériel nécessaire pour la séance (bloc note, livre particulier ou document, etc.) 
• Un travail ou des recherches à effectuer en amont peuvent être aussi un bon début
• Vous pouvez également ajouter la session aux agendas de vos apprenants (sur Google Calendar par exemple). 

Pensez à envoyer un rappel la veille de la session ainsi que les informations de connexion le jour J. 

Enfin, une fois la session terminée, n’oubliez pas les feedback ! Demandez à vos apprenants d’évaluer la session et de donner leur avis s’ils le souhaitent. Cela vous permettra de vous améliorer petit-à-petit ! 

Vous savez désormais comment organiser votre classe virtuelle !