Onboarding RH : le bon processus pour intégrer vos collaborateurs

La force d’une entreprise, c’est son capital humain. Des talents prêts à s’investir, une pluralité de compétences, des personnalités créatives ayant le goût du challenge, un ensemble de collaborateurs passionnés tournés vers un objectif commun : sans cela, impossible de prospérer. Comment l’organisation peut-elle aider ses salariés à donner le meilleur d’eux-mêmes ? La première étape, capitale, est un processus d’onboarding RH réussi, autrement dit, une parfaite intégration de ses recrues.

Dans cet article, Rise Up vous montre pourquoi l’onboarding doit être au cœur de la stratégie RH et vous présente toutes les clés pour réussir votre plan d'intégration.

Qu’est-ce que l’intégration RH : définition de l’onboarding RH

L’onboarding RH, appelé aussi plan d’intégration RH, correspond à l’ensemble des actions et pratiques mises en œuvre par l’entreprise pour accueillir et intégrer un nouveau salarié à ses effectifs dans les meilleures conditions. 

La définition de l’onboarding RH laisse entendre que chaque organisation doit adapter son process à son identité et à sa culture. Ainsi, le contenu et le but final du plan d’intégration peut varier d’une structure à l’autre. Pour certaines, il s’agira en priorité de faire monter en compétences ses recrues avec, donc, un focus sur la formation très rapidement. Pour d’autres, le déroulement de l’onboarding servira un objectif plus global. 

Le plus important pour réussir l’onboarding des nouveaux collaborateurs : penser “stratégie”, afin de doter le plan d’intégration d’un réel intérêt et de lui assurer une efficacité tout aussi réelle. C’est l’étape de base pour motiver, engager et fidéliser les salariés. Elle est donc cruciale. Le processus d’onboarding RH, contrairement à certaines croyances, commence bien avant le premier jour de l’arrivant et se termine bien après cette journée initiale au sein de l’entreprise. Il s’agit d’accompagner un collaborateur dès la notification de son embauche et jusqu’à la maîtrise totale de son poste. L’idée est donc de s’engager dans une démarche aussi longue que nécessaire, dans un esprit coopératif. 

Quels sont les enjeux de l’onboarding ?

L’importance de l’onboarding RH n’est plus à démontrer. Pour le salarié, il permet d’aborder ses missions avec confiance, de se sentir à l’aise au sein de son équipe et de s’adapter facilement à son poste. C’est alors un cercle vertueux qui se met en place : grâce à cet état d’esprit positif, sa motivation et son engagement sont renforcés. Résultat: il se montre efficace rapidement, donc gagne en assurance et s’épanouit de plus en plus.

Autre conséquence : son image de l’entreprise est excellente ! Il aura donc envie de s’y investir et envisagera d’y rester sur le long terme. Les retombées pour l’entreprise sont claires. Des employés opérationnels rapidement, bien intégrés dans leur service et à l’attitude positive constituent un atout. La productivité globale de l’organisation s’en trouve forcément améliorée.

Fidélisation des salariés

Les velléités de départ précipité constituent une crainte réelle des employeurs. Et pour cause… 22 % des recrues quittent leurs fonctions dans un délai de… 45 jours (étude Bersin by Deloitte) ! Le cabinet de recrutement Robert Half a mené une enquête qui va dans le même sens : 51 % des nouveaux collaborateurs se disent prêts à démissionner au cours du premier mois. Parmi eux, un sur trois cite un mauvais accueil comme l’une des causes de départ. Apparaît ici l’enjeu essentiel de l’onboarding RH : la fidélisation et la rétention des salariés. Les équipes RH et les managers ont donc l’obligation d’offrir du temps, une écoute et un soutien aux arrivants. 

Simplification des tâches administratives

Un bon processus d’onboarding RH doit inclure une simplification du travail administratif. Mal géré, ce dernier peut être très lourd. Préparation puis signature du contrat de travail (en présentiel ou à distance), affiliation à la mutuelle, ouverture d’un compte sur l’outil de gestion de la paie, création des accès à la plateforme de formation : ces exemples ne représentent qu’une partie des missions à effectuer (en tout, pas moins de 50 tâches, en moyenne, sont nécessaires lors de l’onboarding RH !). 

Le temps passé à cette “paperasse” va nuire à ce qui doit constituer l’essence du plan d’intégration : l’humain. Il convient donc d’adopter une méthodologie, à répéter pour chaque candidat. S’appuyer sur une check-list et anticiper la durée nécessaire à l’ensemble du parcours administratif en sont la base. Les grandes entreprises peuvent également s’aider de solutions d’automatisation (RPA - Robotic Process Automation) afin d’alléger et de sécuriser une partie de leurs tâches manuelles.

Amélioration de la productivité

Inciter le nouveau venu à être le plus productif possible, et ce rapidement, tout en évitant de lui mettre une pression excessive : un jeu d’équilibriste pour les managers et personnels RH ! Il faut pourtant y prêter une attention toute particulière lors de l’onboarding RH. Comment faire ? En premier lieu, il est essentiel de donner tous les renseignements utiles de manière synthétique et claire, pour permettre au salarié de prendre rapidement en main ses outils de travail. En second lieu, il est judicieux d’offrir très vite les conditions adéquates pour se former et favoriser ainsi le développement des compétences. 

Entretien de l’image de marque de l’entreprise

Soigner sa marque employeur : voilà qui est incontournable pour les entreprises ! L’onboarding RH peut grandement y contribuer. Un salarié bien accueilli, accompagné, valorisé transmettra une image positive de l’organisation, en interne aussi bien qu’à l’extérieur. Il s’agit également de faire découvrir au nouveau collaborateur la culture et les valeurs de la société, afin qu’il s’en imprègne et, là aussi, les diffuse.

Renforcement du sentiment de communauté

La clé de voûte d’un projet réussi et d’une équipe gagnante : la cohésion. Trouver sa juste place au sein du service, établir des relations saines et cordiales avec ses collègues, comprendre tout de suite ce que l’on peut apporter au groupe : des bases indispensables, qui influent énormément sur la qualité future du travail d’équipe. Favoriser cette cohésion est un objectif incontournable de l’onboarding RH. Un isolement du salarié le jour de son arrivée et/ou dans les premières semaines suivant l’embauche, signe l’échec du processus d’onboarding RH. Il faut à tout prix l’éviter !

Comment réussir son processus d’onboarding RH ?

Un bon processus d’onboarding RH est marqué par des étapes claires et stratégiques, couplées à des objectifs précis. Il faut prendre en compte d’une part le profil du salarié, son service, ses futures missions et son cadre de travail. Onboarder un manager ne s’effectue pas de la même manière qu’onboarder un talent au profil technique par exemple. D’autre part, l’onboarding RH intègre les différents éléments définissant l’identité de l’entreprise : son secteur d’activité, sa culture, sa stratégie, ses problématiques propres. Pré-boarding, première journée du salarié, suivi pendant la période d’essai : voyons chaque étape de l’onboarding RH en détail. 

Le pré-boarding : bien anticiper l’arrivée des nouveaux salariés

Parfois sous-estimé, le pré-boarding conditionne pourtant le succès de tout le parcours d’intégration. Cette période s’étend de l’annonce de son embauche au candidat jusqu’à la signature du contrat de travail. 

Négliger cette période de l’onboarding (tout simplement en ne contactant pas l’arrivant !) peut avoir des conséquences désastreuses, comme en témoigne le phénomène de ghosting (le candidat disparaît avant sa première journée de travail sans donner d’explications). Le premier intérêt du pré-boarding est donc de garder un lien avec l’arrivant en le tenant informé des préparatifs liés à sa prise de fonctions. 

Le pré-boarding regroupe également d’autres missions. Celles-ci portent sur plusieurs aspects. Il convient de gérer en particulier :  

• les formalités administratives, dont nous avons parlé ;
• la préparation du poste de travail : attribution d’un bureau, mise en place de la logistique (mise à disposition et configuration du matériel : ordinateur, téléphone ; création d’une adresse de messagerie ; transmission des codes d’accès, d’un badge, d’une fiche contact, etc.) ;
• la mise à disposition de modules pertinents de formation en ligne ;
• la mobilisation des collègues et du manager, afin qu’ils se dégagent du temps le jour de l’arrivée de leur nouveau collaborateur ;
• l’envoi de goodies au domicile du salarié, accompagné d’un message personnalisé.

Un travail chronophage, qui demande rigueur et organisation ! Une fois cette phase terminée, place au moment-clé de l’onboarding RH : la première journée du nouveau salarié.

La première journée, moment décisif du processus d’onboarding

Faire ses premiers pas dans une entreprise procure un sentiment d’excitation mêlé de stress. Il faut donc porter une vraie attention à l’état d’esprit du nouveau salarié et dérouler une série de bonnes pratiques lors de l’onboarding RH. L’idée : rassurer le collaborateur, l’aider à prendre ses marques et être disponible pour répondre à l’ensemble de ses questions. 

Premier élément indispensable : confier l’accueil du nouveau salarié à des personnes qu’il a déjà rencontrées, en l'occurrence à celles qui étaient présentes lors de son processus de recrutement. Ces dernières l’accueillent de manière courtoise et détendue, lui présentent l’environnement de travail et le conduisent à son poste. 

Dans un deuxième temps, il est intéressant de partager un petit déjeuner d’accueil. Objectif : “briser la glace” avec les nouveaux collègues et mettre à l’aise l’arrivant. Après ce moment convivial, place à un temps plus formel, où manager et RH délivrent les informations indispensables à la prise de poste du salarié. Il faut également penser à lui présenter l’ensemble de ses futurs interlocuteurs au sein de l’entreprise.

L’onboarding en distanciel doit être tout aussi soigné et s’effectuer dans le même esprit. Il suffira juste de transformer le petit déjeuner d’accueil en e-petit déjeuner ! Savoir gérer cette journée cruciale fait partie des compétences RH, mais aussi des compétences managériales, incontournables.

Un suivi régulier

Une première journée parfaite ne signifie pas forcément un onboarding parfait ! Suivre de près l’intégration du salarié est capital, et cela doit se faire tout au long de sa période d’essai. Comment ? Tout simplement en prévoyant des points réguliers, au moins une fois par mois. Le but de cette étape de l’onboarding RH est d’éviter tout “désenchantement” du salarié, ce qui risque de le mener à quitter l’entreprise prématurément. Au-delà, le suivi constitue un moyen de détecter le plus tôt possible d’éventuelles difficultés ou lacunes mais aussi de capitaliser sur les points forts de l’arrivant.

Le mentoring pour accompagner les nouveaux salariés

Autre action intéressante à mener : le mentoring. Un salarié (autre que le manager) se porte volontaire pour guider son nouveau collègue durant son intégration. L’idée ici est de l’accompagner sur les aspects plus sociaux. Le rapport hiérarchique s’efface et laisse place à un contact beaucoup plus informel. 

Ce mentor, ou tuteur, aide à la sociabilisation de l’arrivant et lui transmet les habitudes et règles qui régissent la vie de l’entreprise, ses normes sociales et culturelles. Pour cela, il facilite les contacts avec les autres salariés, présente au nouveau venu les espaces communs au sein des locaux, l’informe des lieux où les collaborateurs se retrouvent au déjeuner et après le travail, présente l’offre de loisirs et de restauration à proximité, etc. 

5 conseils pour une bonne intégration de vos nouveaux collaborateurs

Préparer l’onboarding avec les managers

Responsable direct du nouvel employé, le manager est en première ligne du processus d’onboarding. Au même titre que les compétences RH, les compétences managériales doivent donc inclure cette capacité d’accueil et d’accompagnement des collaborateurs, nous l’avons dit. Le service RH a tout intérêt à se rapprocher des managers pour organiser un plan d’intégration le plus adapté possible à l’arrivant. L’idée est d’établir avec eux les objectifs de l’onboarding RH et la manière dont ils vont les atteindre, en établissant un plan d’action à mener en amont mais aussi le jour de l’arrivée du nouveau salarié et durant ses premiers mois au sein de l’entreprise.

Faire visiter l’entreprise et ses différents départements

Pour un salarié, s’investir dès sa prise de poste signifie au préalable cerner et se sentir bien dans son nouvel environnement de travail. Lors de l’onboarding, il semble de ce fait indispensable de faire visiter les lieux au collaborateur. Accueil chaleureux des nouveaux collègues, découverte des locaux, utilisation des espaces communs : cuisine, zones de détente… : un tour d’horizon nécessaire ! N’hésitez pas à séquencer la visite sur plusieurs jours si les locaux sont grands !

Prévoir un déjeuner avec les équipes

Faire connaissance avec son équipe et son manager dans un cadre détendu : une excellente manière de mettre à l’aise le nouveau salarié lors de son onboarding, de le rassurer et de prendre le temps de répondre à ses questions. Échanger autour d’un déjeuner conduit à nouer des liens, à poser les bases d’une intégration réussie, donc d’une excellente cohésion d'équipe. Cette étape de l’onboarding RH peut intégrer des collaborateurs d’autres départements ; ainsi, l’arrivant appréhende les enjeux de l’entreprise dans sa globalité.

Faciliter l’accès à la formation

En appui de la découverte des lieux, des nouveaux visages et des informations concrètes données au nouveau collaborateur sur les missions qui lui incombent, il convient d’intégrer la formation au processus d’onboarding. Rappelons-le, le développement des compétences constitue le pilier de l’efficacité et de la progression du salarié. Ce dernier doit donc bénéficier d’un accès à la formation aisé et récurrent, et ce dès son arrivée. Ainsi, il sera immédiatement opérationnel sur ses nouvelles tâches et travaillera plus rapidement en autonomie.  

Réaliser des bilans réguliers

Engager le salarié et s’assurer de son épanouissement passent par des bilans réguliers. Par exemple, à la fin de la première semaine, un point d’étape avec le manager et les RH est recommandé. Objectif : obtenir un feedback sur le processus d’onboarding. De manière générale, des entretiens individuels et collectifs ont pour but de s’assurer de la bonne intégration des nouveaux collaborateurs.

Au quotidien, les mini-réunions d’équipe, s’inspirant des méthodes agiles (cérémonies scrum en particulier), permettent au nouveau collaborateur de s’intégrer pleinement. Au même titre que ses collègues du service, il devient acteur du développement de projet en apportant sa vision et en contribuant à améliorer les méthodes de travail.

On le voit, l’onboarding RH est bien plus qu’une “simple” journée d’accueil d’un nouveau collaborateur ! Étape stratégique de l’intégration et de la fidélisation des talents, le processus d’onboarding fait intervenir une réflexion et un plan d’action avant, pendant et après l’arrivée du collaborateur.