De ultieme gids voor soft skills

Volgens een onderzoek van de toonaangevende wereldwijde arbeidsmarktwebsite Monster, gelooft 90% van de werkgevers dat soft skills de komende jaren belangrijker zullen worden. Maar waarom?

Hoewel het duidelijk is dat technologische vooruitgang leidt tot taakautomatisering en steeds geavanceerdere kunstmatige intelligentie, zal robotica menselijke interactie nooit op dezelfde manier kunnen vervangen als hard skills. Als gevolg daarvan worden menselijke kwaliteiten en interpersoonlijke communicatie, of soft skills, door organisaties hoger gewaardeerd. Soft skills zijn nauw verwant aan overdraagbare vaardigheden, interpersoonlijke vaardigheden en zelfs gedragsvaardigheden. Elk van deze categorieën geeft een iets andere kleur aan de term 'soft skills'.

In dit artikel presenteren we de verschillen en subtiliteiten van deze zeer gewaardeerde vaardigheden.

Wat zijn soft skills?

Het definiëren van soft skills

Het definiëren van soft skills is niet eenvoudig, aangezien ze een hele reeks vaardigheden omvatten die verband houden met menselijk gedrag. De term zelf ontstond in de jaren 60, toen het Amerikaanse leger onderscheid probeerde te maken tussen 'hard skills' - dat wil zeggen de vaardigheden die nodig zijn om machines of apparatuur te bedienen - en andere, niet-technische vaardigheden, die 'soft skills' werden genoemd.

Soft skills hebben een veel bredere definitie dan hard skills. Het gevaar is natuurlijk dat deze categorie een verzamelnaam wordt voor veel algemene vaardigheden, zonder enige hiërarchie of volgorde. Het kan bijvoorbeeld gemakkelijk zijn om iemands emotionele toestand op een bepaald moment (zoals frustratie na een teleurstellend resultaat) te verwarren met aangeboren en vaste persoonlijkheidskenmerken (zoals verlegenheid). Of met meer tastbare vaardigheden die in de loop der tijd kunnen worden verworven (zoals tijdbeheer). Een andere reden waarom soft skills grenzeloos lijken, is dat ze gemakkelijk overdraagbaar zijn naar andere sectoren en banen.

Dus, hoe komen we tot een duidelijke en beknopte definitie van soft skills? In een notendop zijn soft skills de duurzame vaardigheden – aangeboren of verworven – die verband houden met de manier waarop iemand met andere mensen omgaat. Terwijl hard skills het 'wat' zijn, zijn soft skills het ‘hoe'.

Zij omvatten:

• interpersoonlijke en menselijke vaardigheden. Deze vaardigheden kunnen ook gedragsvaardigheden worden genoemd. Het gaat om de persoonlijke kwaliteiten die een positieve invloed hebben binnen een team en binnen een organisatie in het algemeen.
• soft overdraagbare skills, gedefinieerd als bekwaamheden en vaardigheden die van toepassing zijn op veel verschillende functies, ongeacht de sector.
  

Organisatie, creativiteit, kritisch denken, aandacht voor details, stressbeheersing maar ook emotionele intelligentie, het opbouwen van relaties en leiderschap vallen allemaal onder de categorie soft skills.

Soft skills en hard skills; wat is het verschil?

Zoals we al hebben aangegeven, worden hard skills en soft skills gedefinieerd door hun verschil: een hard skill is geen soft skill, en omgekeerd.

Hard skills verwijzen naar de technische competenties die nodig zijn om een functie of rol (of meerdere) uit te oefenen. Beheer van sociale media is bijvoorbeeld een essentiële vaardigheid voor community managers of content managers. Essentiële vaardigheden worden ook wel functiespecifieke vaardigheden genoemd.

In tegenstelling tot soft skills kunnen hard skills achterhaald raken. De reden hiervoor is dat banen - en de daarvoor vereiste vaardigheden - voortdurend in beweging zijn.

Dus als het gaat om hard skills vs. soft skills, welke zijn dan beter? Eigenlijk is geen van beide beter dan de andere. De twee vaardigheden vullen elkaar juist aan. 

Waarom soft skills en hard skills hand in hand gaan

Naar alle waarschijnlijkheid zal een medewerker die technisch briljant is in wat hij of zij doet, maar geen soft skills heeft, niet veel waarde toevoegen aan een organisatie. De kwaliteit van hun werk zal er enorm onder lijden als ze niet in staat zijn effectief te communiceren, hun werkzaamheden te organiseren, zich aan te passen aan onvoorziene omstandigheden of goed te integreren in een team.

Ook iemand die over veel interpersoonlijke kwaliteiten beschikt, zoals een luisterend oor bieden aan collega's, creatief zijn en aandacht hebben voor details, maar belangrijke hard skills missen, zal geen effectieve medewerker zijn.

Dus in een wedstrijd tussen hard skills en soft skills komt geen van beide als beste uit de bus, zoals we hebben gezien. Cruciaal is dat beide elkaar aanvullen. Het gaat erom de juiste balans te vinden tussen hard skills en soft skills, en de juiste balans hangt af van elke specifieke baan, werkplek en organisatiecultuur.

Voor werkgevers is het zaak kandidaten te werven met de juiste combinatie van hard en soft skills. 

Soft skills in 5 categorieën

Hoe kunnen we soft skills classificeren? Hier hebben wij geprobeerd een zo volledig mogelijke lijst van soft skills op te stellen, ingedeeld in kern categorieën. De categorieën zijn vrij algemeen en kunnen worden aangepast aan de functie of afdeling van de organisatie waartoe de medewerker behoort.

Hieronder vindt u een 50-tal voorbeelden van soft skills, onderverdeeld in 5 hoofdcategorieën.

Communicatie en ethiek

Uw ideeën duidelijk en doeltreffend onder woorden brengen en uw boodschap afstemmen op het beoogde publiek zijn essentiële vaardigheden binnen het bedrijfsleven, met name voor managers. Ethiek daarentegen gaat over erkenning en helpt medewerkers zich goed te voelen over zichzelf.

De volgende vaardigheden vindt u in deze categorie:

• loyaliteit;
• integriteit;
• verantwoordelijkheid;
• nieuwsgierigheid;
• betrouwbaarheid;
• professioneel bewustzijn;
• respect;
• respectabiliteit;
• goed gepresenteerd zijn;
• hoffelijk, hartelijk en vriendelijk zijn;
• punctualiteit;
• eerlijkheid.
  

Organisatie en efficiëntie

Deze twee eigenschappen gaan vaak hand in hand. Een medewerker die weet hoe prioriteiten te stellen en taken te ordenen, zal veel efficiënter en productiever zijn. Bovendien zullen zij te allen tijde een goed overzicht hebben van alles wat er op hun bordje ligt, wat hen een gevoel van gemak en vertrouwen zal geven bij het uitvoeren van hun taak.

Soft skills in deze categorie zijn:

• alert zijn;
• strategische plannen;
• visualiseren;
• doelstellingen bepalen;
• taken ordenen en prioriteren;
•  tijdmanagement;
• punctualiteit en het respecteren van deadlines;
• beheer van hulpmiddelen;
• concentratie;
• productiviteit;
• een goed evenwicht tussen werk en privé.
  

Sociale en emotionele intelligentie

Sociale en emotionele intelligentie stellen een medewerker in staat naadloos aansluiting te vinden binnen een team. Dit betekent dat men bereid is anderen te helpen en bij te dragen aan een gezonde en positieve werkomgeving.

Er zijn een aantal soft skills die onder deze categorie vallen:

• opbouwen van relaties;
• gezelligheid;
• netwerken;
• vrijgevigheid en anderen helpen;
• culturele intelligentie;
• in het moment leven;
• professioneel bewustzijn;
• introspectie;
• zelfbeheersing;
• ideeën delen en eigen standpunten naar voren brengen;
  teamwerk;
• samenwerking, coöperatie en coördinatie;
• kritiek accepteren;
• gevoelig zijn en in contact staan met uw emoties;
• empathie en aandacht voor anderen;
• mededogen;
• vertrouwen hebben in uzelf en anderen;
• welwillendheid;
• verdraagzaamheid;
• dankbaarheid;
• stressbestendig;
• gelijkmoedigheid (kalmte en zelfbeheersing, vooral in moeilijke situaties);
• authenticiteit;
• nederigheid;
• veerkracht.
  
  

Creativiteit en innovatief denken

Als u uw werkomgeving en professionele uitdagingen kunt analyseren en onderzoeken – en niet te vergeten de wereld om u heen – kunt u nieuwe ideeën en oplossingen bedenken.

Dit zijn de soft skills gerelateerd aan creativiteit en innovatie:

• kritisch waarnemen;
• kritisch denken en de status quo uitdagen;
• energiek zijn en actie ondernemen wanneer dat nodig is;
• onderzoek doen om oplossingen voor problemen te vinden;
• logisch denken;
• aandacht voor details en het vermogen om gevestigde en effectieve methoden te volgen;
• ruimdenkend zijn;
• het vermogen om anders te denken en nieuwe ideeën te verdedigen;
• innovatie;
• creativiteit en verbeelding;
• artistiek zijn.

Management en leiderschap

Een team dat productief, rustig en gemotiveerd is, wijst op gezond en doeltreffend leiderschap.

Dit zijn de soft skills die met deze categorie zijn verbonden:

• leren om te leren;
• uw personeel kunnen motiveren en coachen;
• organiseren (vergaderingen, teambuildingsessies, enz.);
• het goede voorbeeld geven en anderen inspireren;
• bemiddeling;
• conflicthantering en -oplossing;
• constructieve feedback kunnen geven;
• trainen;
• waarderen en aanmoedigen van medewerkers;
• inclusiviteit;
• eerlijkheid;
• management op afstand;
• besluitvorming;
• delegeren;
• faciliteren;
• toezicht houden. 
  
  

Waarom moeten organisaties investeren in de ontwikkeling van soft skills?

De professionele wereld verandert voortdurend, of het nu gaat om technologische evoluties, functiewijzigingen of economische onzekerheid. Als u zich aan deze veranderingen wilt aanpassen, staan soft skills centraal. Het tonen van gedrags- en overdraagbare vaardigheden, zoals aanpassingsvermogen en creativiteit wordt daarom essentieel.

Globaal gezien worden veranderingen bewerkstelligd door mensen. In die zin vormen soft skills de kern van elke wendbare organisatie en zorgen zij ervoor dat de relaties en uitwisselingen tussen teams soepel en doeltreffend verlopen.

Ook het belang van managementvaardigheden moet worden benadrukt. 

Soft skills: een waardevol instrument voor elke manager

In de eerste plaats zorgen managers voor een sterke band tussen de operationele teams van de organisatie en de hogere leidinggevenden. Deze bemiddelende rol houdt in dat zij duidelijk en naadloos moeten communiceren om de kwaliteit van deze uitwisselingen te handhaven.

Ten tweede is het managen van mensen de essentie van hun rol bij het leiden van een team. Managers moeten daarom over een aantal gedragsvaardigheden beschikken. Een team samenbrengen en naar succes leiden vereist onder meer een bewezen communicatievermogen, een buitengewone emotionele en relationele intelligentie en feilloze organisatorische vaardigheden.

Verschillende studies hebben echter niet alleen aangetoond dat managers niet altijd op hun rol zijn voorbereid, maar dat zij vaak gaandeweg managementvaardigheden leren.

Volgens het wereldwijde leiderschapsadviesbureau, DDI World, was 11% van de ondervraagde managers niet voorbereid op hun managementfunctie toen zij begonnen. Bovendien had ongeveer de helft van de 1.000 managers die deelnamen aan het onderzoek moeilijkheden ondervonden tijdens hun eerste jaar in functie. Hoewel dit misschien verwonderlijk lijkt, zei hetzelfde deel dat zij hun managementvaardigheden met vallen en opstaan hadden verworven.

De belangrijkste conclusie? Meer dan ooit moeten managers zich bewust zijn van het belang van soft skills en zich de interpersoonlijke vaardigheden eigen maken die zij missen.

Hoe kunnen managers medewerkers helpen hun soft skills te ontwikkelen?

Er zijn veel verschillende manieren om soft skills te ontwikkelen. Soft skills kunnen worden verworven op het werk, tijdens onbekende situaties, door persoonlijke inspanningen, de cultuur van de organisatie, trainingen en zelfs door andere medewerkers. In wezen kan elke professionele (en persoonlijke) ervaring helpen om de gedragsvaardigheden te versterken.

In die zin kan training in soft skills medewerkers in elke organisatie helpen. Idealiter zou elke medewerker moeten kunnen profiteren van een of meer trainingen om zijn of haar zwakkere vaardigheden op te frissen of problemen aan te pakken waarmee hij of zij dagelijks te maken krijgt. Vervolgens kunt u hen helpen deze kennis in de praktijk te brengen en zo nodig te herformuleren. De laatste stap is het evalueren van hun prestaties, zodat u concreet kunt beoordelen wat ze hebben geleerd.

Met dit in gedachten heeft Rise Up een unieke oplossing ontwikkeld om medewerkers te helpen hun soft skills te ontwikkelen. Met Rise Up Content hebben cursisten toegang tot een reeks kant-en-klare trainingen die gericht zijn op het verbeteren van hun overdraagbare en gedragsvaardigheden. Zelfkennis, het ontwikkelen van een analytische geest, creativiteit, netwerken, omgaan met emoties en sociale intelligentie zijn allemaal onderwerpen die in de training aan bod komen.

Hoe kunt u de soft skills van uw medewerkers verbeteren?

Soft skills zijn onlosmakelijk verbonden met mensen. Bij het verbeteren van soft skills gaat het erom dat u uw medewerkers door en door kent en begrijpt hoe zij zich binnen een team gedragen.

Tegelijkertijd is het ook belangrijk om een duidelijke en grondige visie te hebben op de uitdagingen en doelstellingen van de organisatie. Van daaruit kunt u een lijst of kader opstellen van de soft skills die essentieel zijn voor uitstekende prestaties.

De kunst is waarde toe te voegen aan gedragsvaardigheden en te voldoen aan de trainingsbehoeften van zowel de individuele cursist als de organisatie als geheel. Teamwerk, betrokkenheid, productiviteit, het opbouwen van relaties en zelfs aanpassingsvermogen zijn vaak de meest gevraagde soft skills. Door medewerkers te trainen kunt u eventuele lacunes in hun vaardigheden opvullen.

Tot slot is het goed te bedenken dat soft skills medewerkers helpen om binnen een organisatie te groeien. Door gedragscompetenties te verbeteren, kunnen organisaties een stimulerende werkomgeving creëren, manieren vinden om zich te ontwikkelen en een management van hoge kwaliteit garanderen.