Samenwerken in een hybride context

Elke medewerker heeft ongetwijfeld de frustratie ervaren van tijdrovende vergaderingen die niets constructiefs opleveren. Omdat deze vergaderingen steeds vaker worden gezien als een slecht voorbeeld van samenwerken, neemt de belangstelling van medewerkers af en worden ze passiever.

Uit een Amerikaans onderzoek bleek zelfs dat de meerderheid van hen met iets anders bezig is (73% van de ondervraagden) wanneer zij in een vergadering zitten. Bovendien betreffen brainstormsessies, d.w.z. echte uitwisseling van ideeën, volgens dit onderzoek slechts 5% van de vergaderingen.

We zien een opleving in samenwerking op het werk. De platforms voor online samenwerken zijn enorm gegroeid door de sterke toename van werken op afstand. Bovendien worden 'fysieke' samenwerkingsruimten gediversifieerd en gericht op sociale interactie om creativiteit en productieve discussies aan te moedigen.

Rise Up bekijkt de vooruitgang en de voordelen van samenwerken in organisaties!

Wat is het principe van samenwerken?

Samenwerken: definitie

Samenwerken wordt gedefinieerd als de samenwerking tussen verschillende medewerkers om een gezamenlijk project te bedenken en uit te voeren. Het gaat vaak om grootschalige en/of strategische projecten, waarbij een aanzienlijk aantal medewerkers betrokken is. Hiërarchie speelt hier geen rol meer. Ieder brengt zijn of haar technische vaardigheden, creativiteit en gedragsvaardigheden in om een gezamenlijke missie te realiseren. Uiteraard staat de kwaliteit van de interpersoonlijke communicatie voorop.

Samenwerken wordt zowel op afstand ingezet, dankzij platforms en andere specifieke samenwerkingstools, als in het klaslokaal. Organisaties reorganiseren en splitsen hun kantoren vaak op om echte samenwerkingsruimten te creëren, die uitnodigen tot meer en betere communicatie.

Deze manier van werken is gebaseerd op een cultuur van samenwerking. Dit vereist een mentaliteit waarin luisteren, delen, wederzijdse hulp en wendbaarheid de sleutelwoorden worden. 

Een nieuwe manier van werken gebaseerd op samenwerkingsplatforms

Is er een revolutie gaande in het bedrijfsleven, waar geografische grenzen verdwijnen en de samenwerking toch toeneemt via een reeks online tools? Eén ding is zeker: de digitalisering van organisaties en de voortdurend voortschrijdende technologie veranderen onze manier van werken.

Samenwerkingsplatforms zijn hiervan een duidelijk bewijs. Voor veel medewerkers behoort het raadplegen van een gedeelde agenda, chatten in een werkgroep op afstand en het versturen en ontvangen van berichten naar mensen binnen of buiten de organisatie in een digitale werkruimte tegenwoordig tot de dagelijkse routine.

Digitale werkplekken, de cloud, gedeelde gegevensopslag, berichten-toepassingen, videoconferentie platforms, samenwerkingssoftware: het zijn allemaal termen die bijna gemeengoed zijn geworden in het bedrijfsleven, waar hybride werken de norm wordt.

Professionele relaties worden nu gedomineerd door directe uitwisselingen en het delen van informatie. Het resultaat: een smeltkroes van ideeën en een grotere concurrentiedrang en betrokkenheid van de medewerkers. Bovendien maken samenwerkingstools het gemakkelijker om noodgevallen en onverwachte veranderingen op te vangen.

Kortom, samenwerken wordt synoniem met creativiteit en flexibiliteit.

Wat zijn de doelstellingen van samenwerken?

We hebben de voordelen van samenwerken al genoemd, zowel voor de medewerkers als voor de organisatie. Laten we nu dieper ingaan op de doelstellingen ervan.

Dankzij samenwerkingstools worden medewerkers niet alleen meer betrokken bij projecten, maar ook mondiger. Ze wisselen onderling vaak 'als gelijkwaardigen' informatie uit: ieders bijdrage is even legitiem als die van een ander lid van de groep.

Competitiviteit en creativiteit gaan gepaard met wederzijds vertrouwen en erkenning. Deze teamcohesie uit zich op verschillende manieren:

• Een uitstekende werksfeer
• Verhoogde efficiëntie en productiviteit
• Constante uitwisseling van informatie en kennis 

Deze bundeling van kennis en knowhow is stimulerend; het leidt ertoe dat medewerkers technische vaardigheden opdoen, maar ook hun soft skills verbeteren. Het regelmatig of zelfs dagelijks samenwerken met verschillende mensen leidt immers tot betere communicatievaardigheden, mentale flexibiliteit en een open geest.

Wat zijn de verschillen tussen coöperatief en collaboratief werken?

Dit komt misschien als een verrassing, maar collaboratie en teamwerk betekenen niet noodzakelijkerwijs collaboratief werken... We spreken over een ander begrip: coöperatief werken.

Net als bij samenwerken ligt de collectieve intentie om een taak te voltooien ten grondslag aan coöperatief werken. Er zijn echter aanzienlijke nuances.

In het kader van coöperatief werk wordt de verticaliteit van de relaties niet volledig uitgewist. Het team blijft onder toezicht staan van een of meer leden, die optreden als projectleiders. De taken van elke persoon zijn hiërarchisch en vallen onder de verantwoordelijkheid van een specifieke persoon of groep mensen. Bovendien is er een duidelijke taakverdeling voor iedere medewerker.

Samengevat wordt coöperatief werk gedefinieerd als de opeenstapeling van individuele activiteiten. Collaboratief werken daarentegen impliceert meer vloeibaarheid en doordringbaarheid.

Wat zijn collaboratieve werkruimten?

Zoals u ziet, vormen de kwaliteit van de uitwisselingen en de mix van deelnemers de basis van collaboratief werk. De traditionele organisatie van de gebouwen van een organisatie, gekenmerkt door kantoorverdelingen, is echter niet bevorderlijk voor spontane communicatie en discussies tussen medewerkers van verschillende afdelingen.

De oudste en meest voorkomende oplossing voor dit probleem is het openen van de kantoren, d.w.z. kiezen voor een open ruimte. Steeds vaker worden andere soorten voorzieningen toegevoegd om de interacties soepeler en vrijer te laten verlopen. Comfortabele ontspannings- en rustruimtes, cubicles en meeting bubbles (geluiddichte cabines voor concentratie momenten of discussies) verrijken en structureren de open ruimte.

Buiten de organisatie zijn coworking spaces ook uitstekende ruimtes voor collaboratief werken. Zoals we hebben gezien, stimuleren deze gedeelde kantoren de 'kruisbestuiving' van ideeën en maken ze het mogelijk contacten te leggen met andere professionals.

Hoe wordt samenwerken georganiseerd?

Bedrijfscultuur en samenwerken op elkaar afstemmen

Uw personeel omschakelen naar collaboratief werken kan niet worden geïmproviseerd. Hier zijn enkele essentiële punten:

• Zorg ervoor dat de samenwerkingsmethoden in overeenstemming zijn met de doelstellingen en strategie van de organisatie.
• Stem ermee in om af te stappen van de klassieke piramidale structuur om ruimte te maken voor meer horizontale uitwisselingen, wat een diepgaande verandering in de hiërarchische verhouding impliceert.
• Het afstemmen van de cultuur en de waarden van de organisatie op de mentaliteit die nodig is om goed samen te werken.

Het idee is om belemmeringen weg te nemen om de communicatie te deblokkeren, informele en open discussies aan te moedigen, maar ook om iedereen bewust te maken van zijn creatieve potentieel in de organisatie.

Het is essentieel om managers en medewerkers te trainen

Managers lijken voorop te lopen omdat ze synergieën moeten bevorderen door de werkomgeving flexibeler te maken. Delegeren, mensen samenbrengen en teamcohesie aanmoedigen, krijgen duidelijk voorrang op de meer traditionele taken van managen, sturen en valideren van de verschillende taken die door medewerkers op een gecompartimenteerde manier worden uitgevoerd. De manager wordt, meer dan een leider in strikte zin, een gids, een facilitator.

Samenwerken impliceert dus veranderingen in de traditionele werkwijzen, en dus ook in de managementvaardigheden.

Om deze nieuwe rol op zich te kunnen nemen, moeten de meeste managers worden getraind. Ze moeten zowel hun hard skills (met name wat betreft de beheersing van digitale instrumenten) als hun soft skills ontwikkelen, waarbij de nadruk ligt op communicatie, organisatie en delegatie van taken. 

De invoering van samenwerken vereist ook een voorbereiding van alle medewerkers, die uiteraard ook hun werkmethoden zien veranderen. Het gaat er vooral om dat ze over de vaardigheden beschikken om goed in een groep te kunnen werken. Het gebruik van trainingen is daarom essentieel. Ook de evaluatie van medewerkers moet in het licht van deze nieuwe vaardigheden opnieuw worden bekeken.

De digitale werkplek, essentieel voor de ontwikkeling van samenwerken

De laatste stap is het implementeren van een samenwerkingsactiviteit in de praktijk. Zoals we hebben gezien, gaat het met name om het aanbieden van werkruimten voor samenwerking, via de reorganisatie van het open kantoor en coworking. Voor uitwisselingen op afstand – die de dagelijkse routine zijn geworden voor bijna alle medewerkers – is het gebruik van een samenwerkingsportaal essentieel. Dit wordt ook wel de digitale werkplek genoemd en is een verenigde online werkplek, zoals eerder vermeld. Microsoft Teams is hier een uitstekend voorbeeld van.

Op basis van deze bevindingen heeft Rise Up haar diensten ontwikkeld en nu is onze LMS direct geïntegreerd in Teams. Met andere woorden, medewerkers en managers kunnen op elk moment leren, terwijl ze 'verbonden' blijven met hun professionele ecosysteem en blijven samenwerken met hun collega's.

Teams ondersteunen bij de overgang naar samenwerken

De inzet van samenwerkingstools en de verwerving van nieuwe reflexen in de dagelijkse professionele werkzaamheden, maken het noodzakelijk om medewerkers te ondersteunen. Naast trainingen moeten het topmanagement en human resources in drie richtingen werken:

• Communiceer en promoot samenwerken als een strategische factor in het bestaan van de organisatie
• Zorg voor een pragmatische benadering van samenwerking, door experimenten en oefeningen aan te moedigen via samenwerkingsplatforms. Deze aanpak vormt een aanvulling op het meer theoretische leren van de training
• Stimuleer collectieve initiatieven tijdens de ontwikkeling van het project en voer voortgangsbeoordelingen uit om de werkwijze zo nodig aan te passen.

Wat zijn de beperkingen van samenwerken?

Het is belangrijk dat organisaties rekening houden met samenwerken. Ondanks de vele voordelen kleven er ook nadelen aan.

Ten eerste kunnen medewerkers zichzelf overmatig onder druk zetten, omdat ze het gevoel hebben dat ze een grotere verantwoordelijkheid hebben dan wanneer ze hun taken alleen uitvoeren. Daardoor willen ze steeds sneller werken en zichzelf voortdurend uitdagen.

Omgekeerd leidt samenwerken soms tot sociale luiheid: sommige individuen leveren minder inspanningen in groepsverband.

De nadelen van samenwerken zijn tenslotte de mogelijke verstoring van het evenwicht tussen privé- en beroepsleven.

Waarom zou men samenwerken in organisaties bevorderen?

Deze werkstijl wint aan erkenning vanwege de positieve gevolgen voor de organisatie. De teamcohesie en de vaardigheden van de medewerkers worden versterkt, terwijl projecten sneller vorderen en profiteren van het creatieve potentieel van medewerkers met verschillende profielen. Het sociale klimaat verbetert door de vele uitwisselingen en het vertrouwen dat iedereen heeft in de andere leden van de groep. Daarnaast leidt samenwerken tot een beter tijd- en kostenbeheer. Een van de voor de hand liggende redenen hiervoor is het wegvallen van geografische barrières: er hoeft niet of nauwelijks gereisd te worden, omdat de communicatie op afstand plaatsvindt.

Maar daarmee zijn alle voordelen van samenwerken zeker nog niet benoemd. We gaan nog een stapje verder... 

Bespaar tijd en verbeter de productiviteit

De tijd- en productiviteitswinst zijn substantieel wanneer een organisatie overschakelt op samenwerken. Een flexibelere hiërarchie neemt mogelijke blokkades weg en maakt uitwisselingen vloeiender en sneller. Bovendien verloopt de communicatie spontaan en transparant.

Dankzij online collaboratieve werkruimten beschikt iedereen over dezelfde informatie en is alle kennis op dezelfde plaats toegankelijk. De problemen die zich vaak voordoen bij e-mailuitwisseling (misverstanden, gesegmenteerde communicatie) verdwijnen.

Ten slotte wordt onder de werknemers een competitieve geest aangewakkerd, wat hen ertoe aanzet nog productiever te werken.

Collectieve intelligentie optimaal benutten

Brainstormen, vrijuit uitwisselen, kennis delen, ideeën bundelen.... Eigenlijk is een van de grootste pluspunten van samenwerken het doorbreken van meer solitaire manieren van werken die de berichtenstroom kunnen belemmeren en het werk kunnen doen vastlopen.

Dit bevordert dus collectieve intelligentie. Dankzij samenwerkingstools wordt het globale denkproces versneld: medewerkers kunnen ideeën van elkaar overnemen, omdat ze vaak in nauw contact staan. Ieders vaardigheden worden ingezet, er ontstaat een dynamiek en individuen gaan nog verder in hun denken. Een collectieve aanpak is dus veel doeltreffender dan alleen werken. 

Verbetering van het welzijn op het werk

In een post-crisiscontext hebben organisaties bijzonder veel aandacht voor de kwaliteit van het arbeidsleven, ook wel Quality of Working Life (QWL) genoemd. Samenwerken is echter een middel tot ontwikkeling.

Samen aan een project werken, hiërarchische barrières doorbreken, vrijuit communiceren: dit is een aanpak die spanningen verlicht en de professionele kwaliteiten van elke medewerker waardeert en erkent. Wederzijdse steun, samenhang, betrokkenheid en daardoor welzijn op het werk worden duidelijk gewaardeerd. Medewerkers zijn gemotiveerder, vinden meer betekenis in hun taken en voelen zich beter.

Werk organiseren en doeltreffender project management

Directe, naadloze uitwisselingen, informatie die voor iedereen op dezelfde plaats toegankelijk is, voortdurend zicht op de voortgang: deze specifieke kenmerken van samenwerkingsplatforms leiden tot een betere organisatie en een eenvoudiger en soepeler project management.

Dankzij samenwerken zijn coördinatie en synergieën tussen teams veel natuurlijker. Medewerkers nemen spontaan contact op met hun collega's om het groepswerk vooruit te helpen.

Tot slot leidt het evolueren binnen collectieve werkruimten tot een beter reactievermogen. Dit betekent dat als er tijdens een project veranderingen of 'verrassingen' zijn, medewerkers deze snel kunnen corrigeren of de nodige wijzigingen kunnen aanbrengen.

Aan het eind van deze analyse lijkt de waarde van collectief werken in organisaties duidelijk. Het wordt dus tijd dat organisaties die de overstap nog niet hebben gemaakt, zich hierop voorbereiden! Het resultaat is gewaardeerde en gemotiveerde medewerkers, een gezonde en meer ontspannen werkomgeving, snel vorderende projecten en loyaliteit van medewerkers.