Comment identifier les besoins de formation de vos collaborateurs ?

Vous le savez : sans montée en compétences continue de ses salariés, une entreprise risque fort de se retrouver face à des difficultés sur son marché. La formation professionnelle représente donc un enjeu stratégique. L’idée est de répondre à la question : quels hard skills et soft skills les collaborateurs doivent-ils acquérir, à la fois pour assurer leur épanouissement professionnel et permettre à l’organisation d’être performante ?

De nouvelles possibilités d’apprentissage émergent avec le développement du digital learning, aussi bien pour les formations obligatoires que non obligatoires. Au cœur du dispositif se trouve le responsable de formation. L’une de ses missions consiste à assurer le recueil et l’analyse des besoins de formation. Une tâche qui conduira à préparer un plan de développement des compétences efficace et optimisé. Rise Up vous donne toutes les clés pour réussir ce travail crucial ! 

Identifier les besoins en formation : les étapes à suivre

Identifier les formations nécessaires à l’organisation implique de suivre une méthodologie précise. Il s’agit, à partir de multiples sources d’informations, de centraliser et d’analyser l’ensemble des besoins. Ensuite, il conviendra d’effectuer des arbitrages en fonction de plusieurs paramètres, en particulier : 

• la culture et les objectifs de l’entreprise ;
• les souhaits de la hiérarchie ;
• les demandes individuelles des salariés.

Définir la stratégie d’entreprise

La première étape est de faire le point sur la stratégie d’entreprise. Quels objectifs souhaitent-elle atteindre sur son marché ? Quels sont les freins, les points bloquants éventuels ? Quelles compétences permettraient de lever ces blocages, de gagner en productivité et d’élever le niveau d’efficacité globale de la société ? Pour répondre à ces questions, il est indispensable d’étudier les indicateurs de performance (KPI) clés de l’entreprise. Pour cela, un audit peut être nécessaire.  Avec ce premier travail, il devient possible de dégager une première série de hard skills et soft skills à développer. 

Recenser les formations obligatoires

Deuxième étape : s’assurer de répondre aux obligations légales. Pour cela, il convient de lister les éventuelles formations obligatoires (organisées nécessairement sur le temps de travail), en incluant bien évidemment les formations réglementées. 

Connaître les besoins en formation des collaborateurs

Troisième étape : recueillir les demandes des managers et les souhaits de chaque salarié. Une fois tous ces éléments réunis, l’entreprise aura toutes les cartes en main pour élaborer la stratégie de montée en compétences de son personnel. L’une des difficultés est d’associer le plus harmonieusement possible deux logiques différentes : l’individualisation et la centralisation. Dans le premier cas, le déploiement des formations se fait en “bottom down”, c’est-à-dire de bas en haut : les aspirations individuelles l’emportent. Dans le deuxième cas, la formation professionnelle est centralisée et globalisée (démarche descendante, en “top down”, du management vers les salariés). 

Les missions clés du responsable de formation et des managers dans le recueil des besoins de formation

Le responsable de formation : un chef d’orchestre

En toute logique, le responsable de formation occupe un rôle central dans la préparation du dispositif de formation au sein d’une organisation. C’est principalement lui qui se charge d’identifier les besoins de formation, puis il définit la politique de développement des compétences. Autrement dit, c’est lui qui orchestre les étapes du recueil des besoins de formation, que nous avons vues précédemment. 

Pour connaître le besoin en formation professionnelle des différents services, il consulte les directeurs et managers. Afin d’optimiser la démarche et d’assurer des rendez-vous fructueux, le responsable de formation leur communique ses attentes en amont. Parfois, cela prend la forme d’une note d’orientation (document détaillé de plusieurs pages). Ce support d’informations, commun à tout le management, apporte un éclairage sur les enjeux de l’entreprise, les orientations qu’elle compte prendre et le sens de la formation professionnelle dans ce cadre. 

Notons enfin qu’avec le passage massif vers le distanciel et l’avènement des outils pédagogiques en ligne, on peut également parler de responsable de la formation digitale. Dans ce cadre, ses missions sont d’intégrer de manière pertinente le digital learning dans la stratégie de formation et d’impulser un changement d’état d’esprit en montrant les différents apports de ce mode d’apprentissage. 

Les managers : un rouage essentiel dans l’identification des besoins de formation

C’est entre les mains des managers que, bien souvent, se concentrent les besoins en formation. D’une part, ils recensent les formations nécessaires au niveau de l’équipe dans sa globalité puis les transmettent formellement au responsable de formation. D’autre part, ils collectent les demandes de chacun de leurs collaborateurs. C’est d’ailleurs l’un des objectifs des entretiens individuels, qu’il s’agisse d’entretiens de carrière ou de performance. Proches de leur équipe, les managers peuvent aussi s’informer sur les souhaits des employés de manière informelle, au cours de discussions du quotidien. 

Les managers se positionnent donc en intermédiaire entre les salariés qu’ils encadrent et le responsable de formation. 

S’appuyer sur le LMS pour l’analyse des besoins en formation

Le LMS est un formidable outil d’aide à l’analyse des besoins en formation ! Les responsables de formation ont l’opportunité de l’utiliser à plusieurs fins.

Premièrement, le Learning Management System aide à savoir où l’on en est. Autrement dit, grâce aux données transmises par la plateforme, il est possible d’effectuer un bilan global du dispositif de formation actuel mais aussi d’analyser plus finement les résultats d’une équipe et même de chaque collaborateur. Les formations digitales et les parcours en blended learning se prêtent particulièrement bien à cet exercice. Au terme de l’analyse, le responsable de formation aura repéré les éventuelles lacunes à combler et les axes d’amélioration. Concrètement, le LMS permet :

• d’obtenir les résultats individuels et des feedbacks des salariés sur les formations suivies ;
• de consulter des statistiques éclairantes comme les taux de réussite et de complétion de chaque formation ;
• de proposer des tests, des quiz d’évaluation et des mises en situation “gamifiées” pour tester les comportements et compétences d’un salarié ou d’un groupe de collaborateurs.

Par ailleurs, avec un LMS tel que Rise Up par exemple, il est aisé de recueillir les demandes en formation professionnelle des salariés, de manière individuelle. Il suffit de préparer un questionnaire auquel les collaborateurs répondront directement depuis la plateforme.