Comment fonctionne une plateforme e-learning (LMS) ?

Vous comptez faire l’acquisition d’un LMS prochainement ? Vous souhaitez connaître l’ensemble des fonctionnalités d’un Learning Management System ? Sachez qu’une plateforme LMS offre toute une palette de possibilités en termes de modalités d’apprentissage (digital learning, blended learning, sessions présentielles). De plus, les solutions LMS facilitent grandement la gestion des formations. Dans cet article, découvrez le fonctionnement de cet outil essentiel, côté apprenants et côté administration.

Qu’est-ce qu’un LMS ? 

Un LMS est une plateforme de gestion de la formation « tout-en-un ». Largement déployé dans les entreprises et les organismes de formation, il permet de piloter, à partir d’une seule interface, l’ensemble du dispositif. Ce dernier peut être du digital learning intégralement, hybride (blended learning) ou composé seulement de sessions en présentiel. Toutes les informations et ressources y sont centralisées, en particulier les contenus des formations, les données concernant les apprenants ainsi que les documents administratifs. 

Les différentes parties prenantes ont accès à la plateforme LMS très facilement. Un identifiant et un mot de passe suffisent pour se connecter depuis n’importe quel ordinateur ou smartphone. Les utilisateurs de la solution LMS se divisent en deux grandes catégories d’acteurs :

• les apprenants, qui accèdent à une interface personnalisée. À partir de celle-ci, ils suivent des modules e-learning, intègrent des classes virtuelles, échangent avec leurs pairs, consultent leur calendrier et leurs résultats aux évaluations, etc. ;
• l’administrateur et l’équipe pédagogique (concepteur pédagogique, formateurs et managers de groupes d’apprenants). Ils gèrent les formations et les collaborateurs inscrits, diffusent et mettent à jour les contenus, préparent les attestations de fin de formation, analysent les rapports de progression des salariés…
  
  

Comment fonctionne une plateforme LMS ? 

Le Learning Management System propose une interface différente en fonction du type d’utilisateurs. Dans tous les cas, l’ergonomie est simple, intuitive et le LMS est très rapide à prendre en main. 

Côté administrateur : une gestion optimale des apprenants et des formations

L’administrateur est le chef d’orchestre du LMS. C’est lui qui a la main sur l’ensemble des paramètres de la plateforme. Il peut y avoir plusieurs administrateurs par LMS. Depuis leur page d’accueil, ils disposent d’un aperçu global du dispositif (nombre d’apprenants enregistrés, nombre de formations publiées, nombre d’inscriptions en cours…). 

La première fonction d’un administrateur est de piloter le parcours des apprenants. Il les inscrit aux formations mais aussi dans un ou plusieurs groupes. Une solution LMS telle que Rise Up permet en effet de constituer des groupes par profil de collaborateurs, en fonction de leur niveau de compétences et de leurs objectifs.

Les administrateurs, accompagnés de l’équipe pédagogique, gèrent également les formations. Définition des objectifs pédagogiques, des méthodes et des supports d’évaluation, organisation des sessions en présentiel, ou encore mise à disposition des modules e-learning sont autant de tâches facilement réalisables depuis un LMS.

À savoir : les contenus digitaux peuvent être créés directement sur la plateforme grâce à l’outil-auteur intégré. Autres possibilités : importer une formation déjà existante au format SCORM ou sélectionner des contenus sur étagères directement sur le LMS. Les possibilités de stockage sont immenses et de nombreux types de médias sont acceptés : vidéos, images, audios ou encore fichiers PowerPoint.

Des fonctionnalités de gamification sont disponibles pour « challenger » les apprenants : tout au long de leur parcours, ces derniers engrangent alors des badges et des points. 

De plus, l’administrateur peut gérer facilement tous les aspects légaux du dispositif de formation : génération automatique des documents obligatoires, création et remise de certifications, émargement électronique des apprenants, etc.. 

Enfin, des outils d’analyse et de reporting sont intégrés et permettent d’exploiter de nombreuses statistiques concernant à la fois l’apprenant et chacune des formations. En effet, la plateforme LMS recueille énormément de données, par exemple : 

• le temps passé par chaque salarié sur un module e-learning ;
• ses résultats aux quiz ;
• la note moyenne d'un groupe d'apprenants à une évaluation ;
• le taux de complétion d’une formation (part des apprenants inscrits qui l’ont suivie jusqu’au bout).
  
  

À partir de ces indicateurs, l’administrateur a la possibilité de créer des tableaux de bord et d’automatiser la production de rapports. Ainsi, chaque semaine ou chaque mois, il reçoit l’analyse directement dans sa messagerie. Un vrai plus pour suivre la progression des collaborateurs, mesurer l’efficacité des formations et des différentes modalités d’apprentissage. 

Côté apprenant : des formations engageantes et personnalisées 

Les salariés ont accès à une page d’accueil personnalisée. En un seul coup d’oeil, ils visualisent l’ensemble des informations utiles : prochaines sessions de formation, présentielles ou virtuelles, via un calendrier individuel ; modules e-learning à terminer ; score obtenu aux évaluations ; certifications reçues ; taux de réussite et objectifs à atteindre ; groupes auxquels ils appartiennent... Les apprenants peuvent en outre mener de nombreuses actions :

• entrer dans une classe virtuelle ;
• visionner un module e-learning ;
• consulter le catalogue des formations ;
• poser des questions, échanger et partager des informations, et ce de deux manières :
• via un espace communauté, où ils retrouvent non seulement les membres de leurs groupes mais aussi l’ensemble des apprenants et des formateurs,
• en envoyant directement un message à leur formateur ou à l’administrateur. 

Ce volet social learning devient crucial car il est gage de motivation de l’apprenant, il le stimule et renforce l’efficacité de la formation. 

Grâce au LMS, les collaborateurs bénéficient également du mobile learning. Par exemple, via l’application mobile de Rise Up, il leur est possible d’accéder à la plateforme à tout moment, même hors connexion. Le mobile learning est un énorme avantage car il s’adapte au mode de vie et de travail de chacun ! L’apprenant suit à son rythme la ou les formations auxquelles l’administrateur ou le formateur l’a inscrit. De plus, comme on on l’a vu, il accède à un contenu riche, interactif et « gamifié », ainsi qu’à des formats d’apprentissage variés (e-learning, présentiel, classe virtuelle…).

Le LMS tend à se métamorphoser en LXP (Learning Experience Platform) car l’apprenant et sa réussite sont placés au cœur du dispositif. Son parcours de formation évolue au gré de ses besoins mais aussi en fonction de ses évaluations et de ses préférences en termes de modalités pédagogiques. Son expérience de formation est donc unique. Cet adaptive learning (apprentissage adaptatif) est gage d’une plus grande efficacité de la formation professionnelle et permet une montée en compétences particulièrement efficace des collaborateurs.