Les 4 étapes importantes pour créer une formation e-learning

Le e-learning se définit comme un processus de formation à distance et en ligne, qui utilise des ressources accessibles depuis un terminal numérique tel qu’un ordinateur de bureau, un smartphone ou une tablette. Il permet aux apprenants de se former en toute autonomie et à leur rythme.

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La création d’une formation e-learning obéit à des contraintes pédagogiques qui lui sont propres et qui diffèrent de celles applicables à une formation en présentiel. Les techniques pour capter l’attention de l’apprenant, retenir le plus longtemps possible les connaissances et en favoriser l’assimilation n’ont notamment rien à voir avec une configuration dans laquelle un formateur fait directement face à sa classe.

Comment créer une offre e-learning à lafois performante et adaptée ? En tant qu’ingénieur pédagogique ou futur formateur, quatre étapes sont à respecter pour concevoir un parcours de formation réellement adapté.

Analyser les besoins de formation

La conception d’un contenu pédagogique ne peut être envisagée sans un travail préalable de réflexion quant aux objectifs de chaque module, et quant à leur adéquation avec les attentes et les besoins du public cible.

Déterminer l’objectif de la formation

Il faut tout d’abord avoir une idée précise de la finalité pédagogique de la future formation. Cette dernière peut contribuer, par exemple :

• À accompagner un changement de logiciel métier ou de process interne ;
• À intégrer une modification du cadre réglementaire dans lequel évolue l’entreprise ;
• À développer une compétence identifiée comme prioritaire pour rester compétitif.

Il n’est bien sûr pas exclu de fixer plusieurs objectifs à un seul et même parcours de formation. L’adoption d’un nouveau logiciel métier, par exemple, peut être une nécessité liée à l’entrée en vigueur récente d’une loi modifiant profondément les conditions d’exercice d’une activité.

Déterminer le public cible

La plupart des entreprises, même les PME dont l’organisation est la plus simple, s’appuient sur des collaborateurs aux compétences spécialisées et dont les besoins de formation peuvent varier grandement. Il est important de cibler finement la ou les catégories de personnels qui seront amenés à suivre tout ou partie des différents modules proposés. La formation peut ainsi concerner :

• Une partie des salariés seulement (RH, service client, marketing, comptabilité…) ;
• L’ensemble des collaborateurs (formations métier de nature généraliste, bureautique…) ;
• Et même les clients eux-mêmes dans certains cas (élaboration d’un tutoriel produit).

Au-delà d’une segmentation par catégories d’apprenants, les technologies du numérique et les plateformes LMS de nouvelle génération permettent d’aller encore plus loin en adaptant le contenu de la formation jusqu’au niveau individuel : c’est le principe de l’apprentissage adaptatif, ou « adaptive learning », grâce auquel chaque apprenant peut être aidé plus spécifiquement pour acquérir les compétences qui lui font défaut.

Déterminer le type de formation

L’offre e-learning n’est évidemment pas monolithique, et il existe en réalité de nombreuses manières de se former à distance avec un niveau variable d’encadrement et d’autonomie. Il est essentiel de choisir la bonne formule en fonction du contenu proposé, du type de public et du caractère obligatoire ou facultatif de la formation.

Les différents types de formations e-learning se répartissent en trois grandes catégories :

• Les classes virtuelles et les cours magistraux en ligne représentent la forme la plus proche de l’enseignement classique en présentiel. Il s’agit d’une formation synchrone en groupe : tous les apprenants se connectent en même temps et suivent chaque module en simultané, sous la supervision d’un formateur et le plus souvent avec des moyens de visioconférence ou audioconférence

• La formation individuelle avec assistance en direct est l’équivalent de la classe virtuelle, avec un seul apprenant. Le formateur, dès lors, peut se concentrer plus spécifiquement sur les besoins et les difficultés de son élève, ce qui permet une progression plus rapide.
• L’auto-formation connectée regroupe toutes les formations asynchrones, que les apprenants peuvent suivre en toute autonomie et sur le créneau horaire de leur choix. Elles offrent la plus grande liberté aux participants, mais posent aussi le plus grand défi en termes d’engagement et de rétention des apprenants. Elle se matérialise la plupart du temps sous forme de modules e-learning.

Le niveau de dématérialisation, par ailleurs, peut varier. Outre le e-learning réalisé à 100 % à distance, il est possible d’opter pour une formule de type blended learning mêlant efficacement des séances de suivi en présentiel et des modules suivis à distance. Le présentiel enrichi, quant à lui, repose essentiellement sur des sessions en face à face, mais en le complétant par des ressources librement accessibles en ligne pour poursuivre l’apprentissage.

Élaborer le parcours de formation

Le parcours de formation, dont la conception est la tâche la plus essentielle qui incombe à l’ingénieur pédagogique, obéit à une logique propre. Il a pour rôle de déterminer le chemin d’apprentissage qui sera emprunté par l’apprenant jusqu’à l’acquisition complète des connaissances souhaitées ou jusqu’à la réalisation des objectifs de la formation.

Créer des scénarios pédagogiques

Le scénario pédagogique est la carte d’identité de la formation : il décrit le déroulement complet de l’apprentissage, les objectifs, les tâches à réaliser et enfin les modalités d’évaluation des apprenants.

Il s’agit de définir un fil conducteur et une logique dans le processus de formation, autrement dit de raconter une histoire qui aura un sens immédiatement perceptible pour l’apprenant. Ce dernier doit notamment comprendre sans difficulté son intérêt à suivre la formation avec attention, ainsi que la plus-value qu’il est susceptible d’en retirer.

L’acquisition d’un nouveau savoir-faire, par exemple, peut être mise en valeur en soulignant la façon dont le travail de l’apprenant sera facilité au quotidien.

En amont de la création d’un module e-learning, on crée un storyboard. Ce storyboard va détailler le contenu et les interactions sur les “planches” qui vont se succéder dans le module e-learning. Il permet de déterminer ce que l’on verra à l’écran, le texte et les animations. C’est l’étape qui permet de prévisualiser le module de formation.

Une fois le storyboard validé, on peut passer à la conception du module. Selon l’outil-auteur utilisé, cette étape requiert un niveau de technicité plus ou moins élevé.

Encadré : Quelques outils à tester pour concevoir un module e-learning :

• Articulate 360 avec notamment son module Storyline 360 
• VTS
• CP Adobe captivate
• Ispring
• Prezi, etc

Définir une stratégie pour capter l’attention

L’un des principaux enjeux d’une formation e-learning est de susciter l’intérêt à distance, et surtout de conserver l’attention de l’apprenant. Certaines techniques pédagogiques peuvent y aider :

• La gamification des contenus (quiz, exercices…) et les vidéos.

• Le social learning, c’est-à-dire l’apprentissage par les interactions entre les apprenants au moyen de différents outils (forums d’entraide, messagerie instantanée, exercices en commun...).
• Les modules d’évaluation tout au long du parcours de formation : en amont pour déterminer les connaissances de base du collaborateur, à la fin de chaque module pour vérifier l’acquisition progressive des compétences, puis en fin de formation.

Il est préférable d’utiliser différents formats au sein d’un même module pour maintenir l’attention.

Publier et promouvoir la formation

Même une ingénierie pédagogique de grande qualité peut échouer à prendre en compte certains aspects critiques pour la réussite et l’impact d’une formation en ligne. C’est la raison pour laquelle il sera nécessaire de procéder à un test en conditions réelles à l’issue de la phase de production, suivi d’une campagne active de promotion auprès du public cible.

Tester la formation

La nouvelle formation e-learning atteint-elle ses objectifs ? Avant une diffusion générale, il est recommandé de désigner un focus group, c’est-à-dire un échantillon de testeurs qui suivront le parcours proposé.

Les testeurs doivent :

• Être représentatifs du public ciblé par les différents modules de formation ;

• Ne pas avoir été associés à la phase de conception, pour garantir l’apport d’un regard neuf ;
• Effectuer la formation et se soumettre aux modules d’évaluation dans des conditions aussi proches que possible du réel.

Faire connaître la formation

La mise en ligne doit idéalement s’accompagner d’un effort de communication de la part de la direction de la formation, notamment s’il s’agit d’un contenu dont le suivi est facultatif. Il est en effet courant au sein d’une entreprise que les différents collaborateurs soient absorbés au quotidien par leurs tâches respectives et n’aient pas le réflexe de consulter régulièrement l’offre de formation disponible.

La promotion d’une formation e-learning peut prendre différentes formes, dont par exemple :

• La mise en avant sur la plateforme LMS, avec une mention sur le fil d’actualité de la page d’accueil ou encore une notification automatique lors de la connexion de l’utilisateur ;

Une intégration à la communication interne de l’entreprise (réunions d’information pour les collaborateurs, e-mails groupés, annonce publiée sur l’intranet...).

Évaluer le programme de formation

La mise à disposition d’une offre e-learning auprès de l’ensemble des utilisateurs concernés ne signe pas la fin de l’engagement de l’ingénieur pédagogique et des formateurs à l’origine des modules. Il convient, bien au contraire, d’assurer un suivi régulier de la formation via le recueil de l’avis des apprenants et l’analyse des données d’utilisation.

Obtenir le feedback des collaborateurs

Quel est le ressenti des apprenants concernant la plus-value apportée par la formation ? Plusieurs méthodes permettent de mieux cerner le feedback des collaborateurs :

• Une évaluation « à chaud », réalisée typiquement en fin de formation ;

• Une évaluation « à froid », réalisée quelques jours, voire quelques semaines, après la fin de la formation pour mieux déterminer si l’apprenant a acquis les notions enseignées de façon durable ;
• Des questionnaires de satisfaction anonymes.
  
  

Encadré : Quelques outils pour évaluer efficacement votre formation

• Formaeva ;
• Formetris ;
• Scoreval ;
• Soft concept ;
• Vocaza.

Exploiter les capacités d’analyse de votre plateforme LMS

Les bonnes plateformes de learning management system, ou LMS, disposent d’un module d’analyse qui permet de suivre facilement différents indicateurs clés de performance (KPIs) relatifs à chaque formation. Ces indicateurs pourront être utilement rassemblés sous la forme d’un tableau de bord unique et généré automatiquement à intervalles réguliers, pour un suivi plus performant de la formation et de son impact réel sur le public cible.

Les principaux indicateurs clés d’une formation e-learning sont assez simples à appréhender. Leur analyse sera riche d’enseignements pour l’ingénieur pédagogique, et aidera ce dernier à optimiser encore davantage le parcours de formation et à en corriger certains aspects. Citons notamment :

• Le taux de participation, qui exprime le pourcentage du public cible ayant entamé la formation ;

• Le taux de complétion, qui désigne quant à lui la proportion des participants ayant mené la formation à son terme ;

• Le taux de réussite, soit la proportion des participants ayant obtenu un résultat satisfaisant aux différents modules d’évaluation ;
• Le nombre d’utilisateurs actifs par jour, utile notamment pour évaluer le succès de la formation lors de la phase initiale de publication.

De la toute première définition du périmètre aux modalités de suivi et d’évaluation, la création d’une formation e-learning nécessite le suivi de quelques étapes logiques. Une solution intégrée comme Build peut vous apporter un soutien précieux dans le processus de création du parcours de formation.