E-learning : le guide complet

L'e-learning fait partie intégrante des modalités d'apprentissage utilisées dans le cadre de la formation professionnelle. L'hybridation du travail est devenue la norme, avec pour conséquence une flexibilité et une autonomie nouvelles accordées aux salariés. Pour réussir cette transformation, les entreprises se sont fortement digitalisées ; elles s'appuient désormais sur des collaborateurs qui maîtrisent parfaitement la digital workplace et ont intégré les outils collaboratifs à leur quotidien. Des collaborateurs qu'il faut bien sûr continuer de former, en prenant en compte ce nouveau contexte de travail. C'est ici que l'e-learning entre pleinement en jeu et trouve sa pertinence. Assurer la montée en compétences de salariés travaillant depuis chez eux implique nécessairement de développer des dispositifs d'apprentissage à distance. Le défi : les rendre aussi efficaces (voire plus !) que la formation en présentiel. 

Que recouvre exactement le terme e-learning ? Quels sont ses avantages et ses inconvénients ? Comment se former en ligne ? Ce guide complet sur l’e-learning répond à toutes vos questions.

C'est quoi une formation en e-learning ?

Définition e-learning

L'e-learning désigne un type de formation spécifique reposant sur deux caractéristiques principales : l'apprentissage se déroule à distance et en ligne, via une connexion internet et l'utilisation des technologies digitales. Les collaborateurs disposent dès lors d'une grande autonomie ; ils se voient responsabilisés et deviennent pleinement acteurs de leur développement professionnel. C'est en effet à eux qu'il revient de s'organiser pour programmer leurs sessions, les contenus pédagogiques restant accessibles en permanence, de jour comme de nuit, et quelle que soit la localisation géographique de l'utilisateur. Ces derniers avancent à leur rythme, au gré de leurs besoins et de leur temps disponible. Bien souvent, ils ont également accès à un catalogue de formations et bénéficient de recommandations personnalisées. 

L'Union européenne apporte une dimension supplémentaire à la définition de l’e-learning. Elle précise qu'il s'agit "d'améliorer la qualité de l’apprentissage en facilitant d’une part l’accès à des ressources et à des services, d’autre part les échanges et la collaboration à distance". L'idée est donc d'utiliser pleinement le potentiel des nouvelles technologies digitales pour renforcer l'efficacité des formations. 

Enfin, ajoutons que l'e-learning n'est bien évidemment pas réservé à la formation professionnelle. Tout type de public peut bénéficier de ce dispositif d'apprentissage. Travailleurs indépendants, étudiants et particuliers sont donc concernés.

Pourquoi faire de l'e-learning ?

L'e-learning, bien conçu et mis en œuvre, offre une flexibilité nouvelle lors du processus de formation, tout en préservant le lien humain. Les dispositifs en distanciel ont enregistré de nets progrès ces dernières années ; ils s'appuient sur des pédagogies innovantes, intègrent de l'interactivité ainsi qu'une approche ludique. Les classes virtuelles ont fait leur preuve, de même que la gamification. Par ailleurs, les contacts entre formateurs et apprenants et entre apprenants entre eux sont favorisés par l'utilisation des outils collaboratifs, comme les solutions de visioconférence et les applications de partage de documents. Il est également tout à fait possible de développer le tutorat, le mentorat ou encore le coaching dans le cadre d'un programme en e-learning. 

Enfin, l'e-learning se révèle particulièrement efficace lorsqu'il est intégré à des parcours de formation hybrides de type blended learning. Le mix distanciel / présentiel conduit à cumuler les atouts du digital et des sessions en salle.

Reste qu'avant tout projet de développement de dispositifs en e-learning, il convient de s'assurer de la maîtrise des technologies numériques par les salariés concernés. Les apprenants doivent être à l'aise sur leur plateforme de formation et savoir utiliser sans problème toutes les fonctionnalités qui leur sont nécessaires. Les plateformes LMS (Learning Management System) constituent à ce titre un support idéal.

Pourquoi choisir l'e-learning pour ses collaborateurs ?

L'e-learning offre donc un potentiel élevé. Le but est bien de rendre le processus d'apprentissage plus performant et de faciliter l'acquisition des compétences. En cela, la formation à distance accompagne et soutient le développement de l'entreprise. Il n'est ainsi pas surprenant que l'objectif numéro 1 des organisations en matière d'e-learning soit d'en améliorer la qualité et de le rendre plus attractif auprès des salariés, comme le révèle le baromètre du digital learning 2023 publié par l'ISTF.

Autre élément essentiel : l'e-learning favorise l'engagement des collaborateurs. Maîtres de leur montée en compétences, ils sont poussés à l'action et se responsabilisent pour avancer dans leur formation. L'e-learning permet en outre de personnaliser l'apprentissage. Les concepteurs et formateurs construisent des parcours ciblés en associant des modules choisis pour répondre au besoin et au niveau de l'apprenant.

L'accompagnement par le manager est quant à lui facilité : il lui suffit de se connecter à la plateforme de formation pour suivre la progression de ses collaborateurs. 

Quels sont les avantages et les inconvénients de l'e-learning ?

Les avantages de l'e-learning

Les principaux avantages de l'e-learning sont apparus en creux tout au long des lignes précédentes : gain de temps, coûts optimisés, flexibilité, meilleur suivi de l'apprenant via une plateforme LMS. Abordons plus en détail les points forts de l'e-learning.

Gain de temps pour l'apprenant et l'entreprise

Le collaborateur tire un premier bénéfice évident de l'e-learning : le gain de temps. Il n'a plus à bloquer une plage horaire à l'avance, souvent longue, pour se déplacer puis suivre en salle une session de plusieurs heures, voire d'une ou plusieurs journées. C'est lui qui planifie ses temps de formation en fonction de ses contraintes. Il peut tout aussi bien mettre à profit un moment creux dans son agenda pour avancer dans sa formation ou s'organiser pour dégager un créneau d'une demi-journée afin de se plonger dans un module plus ardu. 

La formation à distance s'appuie sur les progrès technologiques pour améliorer sans cesse la facilité d'accès aux contenus pédagogiques. Ainsi, l'apprenant a la possibilité d'apprendre depuis son smartphone. La plupart des LMS proposent une application qui permet de reprendre sa formation même hors connexion. C'est le cas de Rise Up. 

Conséquence pour les entreprises : une hausse de la productivité individuelle. Les collaborateurs n'interrompent pas leur activité sur de longues périodes. Une formation en présentiel implique au contraire une disponibilité de l'apprenant même si celui-ci doit faire face à des urgences professionnelles ou à un pic d'activité. 

Forte rentabilité et optimisation des coûts

Les organisations voient également certains coûts drastiquement réduits, voire éliminés : location de salle, fourniture de matériel pédagogique, frais de déplacement, de restauration et d'hébergement. Si l'e-learning demande un investissement de départ, celui-ci est rentabilisé au fil des utilisations de la plateforme de formation.

La rentabilité des contenus pédagogiques, en particulier, est évidente : les apprenants utilisent les mêmes supports et les mêmes ressources, rassemblés dans un catalogue accessible sur le LMS. Autre avantage de l'e-learning : les formations sont mises à jour régulièrement ; elles évoluent ainsi au rythme des innovations digitales et s'adaptent en permanence aux mutations des métiers. Enfin, le formateur reste présent même à distance. Il a la possibilité de suivre une audience large tout en offrant un accompagnement individuel, via du tutorat par exemple.

Autonomie et flexibilité pour l'apprenant grâce aux modules e-learning

Autonomie et flexibilité constituent deux avantages majeurs de l'e-learning et sont à ce titre plébiscitées par les apprenants. Ces derniers recherchent un nouvel équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle. De plus, pour beaucoup d'entre eux, le volume de travail fluctue régulièrement. Avec la formation à distance, ils ont l'opportunité de faire varier leur temps d'apprentissage en fonction de leur disponibilité et de leurs contraintes. Ils ont également la liberté de choisir la thématique des modules e-learning et, en conséquence, de calquer leur apprentissage sur leurs besoins au quotidien.

Suivi des apprenants via la plateforme LMS

La plateforme LMS : l'outil parfait pour déployer des dispositifs de formation en distanciel ! Non seulement ce type de support centralise l'ensemble des informations et des ressources en lien avec la formation au sein de l'entreprise, mais il facilite également le suivi de l'apprenant et l'analyse des formations. 

Un LMS produit en effet des tableaux de bord composés de KPI personnalisés et fait remonter des statistiques clés en temps réel. Les formateurs visualisent ainsi rapidement les potentielles "failles" d'un parcours de formation. Par exemple, si un grand nombre d'apprenants ne parviennent pas à valider l'un des modules du parcours, il faudra revoir le contenu et/ou la modalité pédagogique employé. De même, si le taux de complétion est faible, il conviendra de reprendre l'ensemble du dispositif pour le rendre plus engageant. 

Le suivi individuel est également grandement simplifié : il est possible en quelques clics de voir la progression d'un apprenant en particulier. 

Les inconvénients de l'e-learning

La formation à distance est parfois pointée du doigt car elle casserait la dynamique de groupe, réduirait la motivation et l'engagement, les apprenants se retrouvant dispersés géographiquement et isolés derrière leur écran. Autre inconvénient de l'e-learning souvent relevé : l'uniformisation des contenus de formation. Destiné souvent à un grand nombre d'utilisateurs, l'enseignement ne s'adapterait pas totalement à l’environnement de travail de chaque apprenant. S'il est important de ne pas négliger ces écueils, il est également nécessaire de nuancer...

Absence de contact humain

La formation digitale, parfois implantée à marche forcée par les entreprises, conduit potentiellement à une rupture des contacts entre collaborateurs ainsi qu'à l'effacement du formateur, "retranché" lui aussi derrière son écran pour concevoir des modules de formation à destination d'apprenants qu'il connaît peu. Il s'agit là du principal inconvénient de l'e-learning. Pourtant, dans leur majorité, les organisations parviennent désormais à éviter cet écueil.

Les technologies digitales offrent de multiples possibilités pour recréer du lien. Le social learning (apprentissage entre pairs) encourage les collaborateurs à se retrouver au sein de communautés d'apprenants créées directement sur la plateforme de formation. Ils s'entraident, partagent des ressources, valorisent une expertise en la mettant à disposition de leurs pairs. Le formateur joue ici un rôle de facilitateur, il impulse et stimule les échanges, tout en apportant son savoir. Les classes virtuelles garantissent également le maintien d'un contact entre participants et intègrent des outils facilitant le travail de groupe. 

Par ailleurs, l'e-learning n'exclut pas automatiquement le présentiel du parcours de formation. Un dispositif en blended learning permettra de réserver des temps de formation en groupe et en salle, tout en proposant des sessions en e-learning. 

Contenu de formation rigide 

Un contenu pédagogique impersonnel : le deuxième inconvénient de l'e-learning. Les modules de formation sont souvent conçus pour un public très large, donc constitué d'apprenants aux profils variés. Difficile, dans ces conditions, de garder une attention optimale tout au long du parcours. Un contenu de formation rigide et peu concret a un impact négatif sur l'apprenant. Le risque : un taux de réussite faible. Là aussi, des solutions ont émergé pour capter et maintenir l'attention du collaborateur. Simulations, mises en situation, challenges, etc. : les méthodes pédagogiques conçues pour le digital se diversifient et s'améliorent constamment. D'après le baromètre de l'ISTF précédemment cité, l'e-learning scénarisé est ainsi perçu comme une modalité d'apprentissage efficace par 68% des professionnels de la formation (hausse de 7 points sur un an). 

Ajoutons que le formateur doit toujours veiller à se mettre à la place de l'apprenant lorsqu'il construit sa formation. De cette manière, il détectera les potentiels doutes et questionnements qui peuvent émerger, et fera en sorte de les lever dans son cours. 

Comment fonctionne l'e-learning ? 

L'e-learning traditionnel repose sur des modules de formation oscillant entre les formats textuels et vidéos. Assemblés, ces modules, ou "briques" de formation, créent un parcours complet, ciblé sur une compétence spécifique. Concepteurs pédagogiques, formateurs et apprenants ont accès à une plateforme de formation en ligne, de type LMS, pour respectivement construire les modules et suivre la formation. L'enseignement comprend a minima des cours, des quiz intermédiaires et des tests d'évaluation, qui sanctionnent la réussite (ou l'échec) de la formation. 

L'e-learning en entreprise se déploie toutefois au-delà de ce modèle classique. Se confondant de plus en plus avec le digital learning, il intègre désormais une large palette de modalités pédagogiques : social learning et ludification de l'apprentissage comme on l'a vu, mais aussi microlearning et collaborative learning. Le learning in the flow of work (apprentissage dans le flux de travail) constitue également l'une des avancées récentes de l'e-learning. L'intérêt est de rendre la formation accessible au collaborateur à tout moment, alors même qu'il est en train de travailler. L'objectif est principalement de lever un blocage qu'il rencontre dans ses tâches en cours. Depuis son espace de travail numérique, il trouve en quelques clics des ressources en ligne répondant spécifiquement à sa demande. Le LMS Rise Up, par exemple, s'intègre dans Microsoft Teams pour faciliter la formation au quotidien. 

Comment créer une plateforme e-learning sur un logiciel LMS ?

Avant tout projet de plateforme de formation e-learning, il convient d'établir précisément les besoins en formation et de définir l'audience ciblée. Pour mener cette première étape efficacement, une bonne pratique consiste à s'appuyer sur les entretiens annuels mais aussi sur les échanges, formels ou informels, entre managers et collaborateurs. 

Deuxième étape : déterminer les objectifs pédagogiques des formations digitales. En d'autres termes, il s'agit de répertorier les compétences (soft skills, hard skills et compétences transversales) dont les collaborateurs ont besoin pour être plus performants, épanouis et permettre à l'entreprise de rester compétitive. 

Troisième étape : bâtir un programme de formations. Il conviendra ensuite d'élaborer concrètement chacun des parcours, en choisissant judicieusement un ensemble de contenus et de modalités pédagogiques. Le séquençage en différents modules est indispensable et doit respecter un fil rouge, une cohérence, pour mener à l'acquisition effective de la compétence visée.