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La bonne méthode pour créer une offre de formation e-learning adaptée à votre entreprise

11 décembre 2020

Le développement des formations e-learning est une tendance nette dans le monde de l’entreprise. En France, la formation 100 % présentielle ne constitue déjà plus que 19 % des modules dispensés. Le marché devrait représenter 325 milliards de dollars dans le monde à l’horizon 2025.

Construire une bonne formation e-learning demande beaucoup de méthode.

Cette tendance constitue à la fois un enjeu et une opportunité pour toutes les entreprises, qui doivent veiller à la formation continue de leurs collaborateurs. Et ce afin de suivre l’évolution permanente des technologies, des pratiques métiers ou encore de la réglementation de leur secteur d’activité.

E-learning susciter l'intérêt des apprenants

Or la création d’une offre e-learning de qualité ne va pas de soi. Pour être efficace, une formation doit en effet être adaptée finement aux besoins et aux caractéristiques de chaque entreprise, au risque sinon de manquer sa cible et de n’apporter aucune plus-value aux salariés. Comment concevoir une formation e-learning pertinente ?

Le e-learning favorisé par les apprenants

Selon une enquête de l’IFTS, les modes de formation les plus appréciés des apprenants sont, dans l’ordre :

  • La classe virtuelle (18 %) ;
  • Le fast learning (15 %) ;
  • Le microlearning (12 %).

https://www.callimedia.fr/e-learning-chiffres-et-tendances-du-marche/

 

 

Définir les besoins et problématiques de l’entreprise et des apprenants

 

Avant d’entamer le processus de conception d’un apprentissage en e-learning, un travail d’analyse doit être effectué pour identifier précisément les besoins de formation de l’entreprise. Selon la taille de la structure ou son secteur d’activité, les ressources pédagogiques à mobiliser peuvent en effet varier de façon considérable.

 

Identifier les besoins de formation de chaque collaborateur

La principale problématique liée aux formations à distance consiste à susciter l’adhésion et l’engagement des apprenants. À défaut d’éveiller leur intérêt ou de leur faire comprendre son bénéfice, le risque d’abandon est plus élevé que dans le cadre d’une formation en présentiel.

C’est la raison pour laquelle l’offre e-learning doit répondre aux besoins formation des collaborateurs. La cohérence entre le contenu pédagogique et les attentes des apprenants est le facteur clé qui va déterminer le niveau d’engagement de ces derniers.

L’identification du contenu pédagogique le plus pertinent passe tout d’abord par celui du besoin de formation. Ce dernier peut être lié par exemple à :

  • Un remplacement de logiciel métier ;
  • Une évolution du cadre légal et réglementaire de l’activité ;
  • La modification des process internes de l’entreprise ;
  • Une lacune identifiée lors d’un bilan de compétences des collaborateurs.

 

Établir un plan de développement des compétences

Le plan de développement des compétences (anciennement « plan de formation ») est établi par l’employeur et recense l’ensemble des actions de formation à réaliser à un horizon N+1. Il s’appuie sur une réflexion préalable concernant les besoins identifiés par l’entreprise et ceux déterminés par les salariés.

Même s’il est rendu facultatif par la loi, le plan de développement des compétences constitue le cadre préalable et indispensable à l’élaboration d’une offre e-learning cohérente. Il permet par ailleurs d’effectuer immédiatement une distinction entre :

  • Les actions de formation obligatoires du fait d’une disposition légale ou de branche ;
  • Les actions de formation souhaitées par l’employeur dans le cadre d’une évolution prévisible du poste de travail ;
  • Les actions de formation au libre choix du salarié. L'accès à un large catalogue de formations à distance, directement depuis l’intranet de l’entreprise, est une facilité très appréciée par la grande majorité des collaborateurs.

 

Définir un budget de formation

Le budget formation d’une entreprise provient le plus souvent d’une pluralité de sources de financement, qui permettent d’augmenter les moyens à allouer à chaque apprenant et donc d’améliorer la qualité de l’offre pédagogique globale.

Avant même d’entrer dans la phase de conception proprement dite de l’offre e-learning, le responsable formation doit avoir une bonne connaissance des subtilités et complexités du monde de la formation professionnelle en France. Le financement d’une formation de bon niveau peut notamment être appuyé par :

  • Une contribution des opérateurs de compétences (OPCO), qui ont remplacé les anciens OPCA à la date du 1er avril 2019 ;
  • Les autres aides publiques au financement, comme l’engagement développement et compétences (EDEC) négocié au niveau de la branche ;
  • Un financement direct de l’employeur.

Créer une offre adaptée à son entreprise

 

La phase de création d’une offre e-learning passe par plusieurs étapes incontournables. Après avoir défini précisément les objectifs de la formation, le choix des meilleurs outils devra occuper longuement les réflexions des formateurs avant qu’ils puissent passer à la conception proprement dite.

 

Fixer des objectifs précis : la méthode SMART

Quelles sont les compétences que l’apprenant devra maîtriser à l’issue de son parcours de formation ? La définition des objectifs de la formation doit naturellement s’appuyer sur les besoins précédemment recensés, mais aussi sur une méthodologie rigoureuse.

Le recours à la méthode SMART, notamment, peut aider à définir les enjeux pertinents pour une offre de formation. Ce canevas oblige en effet le responsable de la formation à formuler des objectifs qui sont à la fois :

  • Spécifiques : identifier des processus et notions bien particulières à maîtriser par l’apprenant, plutôt qu’une compétence générale et un peu vague.
  • Mesurables : prévoir les modalités d’évaluation pour chaque compétence (exercice noté, quiz, auto-évaluation de la formation par l’apprenant…).
  • Ambitieux : aller au-delà des besoins identifiés par les apprenants pour approfondir chaque thème et en couvrir tous les aspects.
  • Réalistes : intégrer malgré tout la réalité du poste de travail de l’apprenant, pour ne pas lui imposer des modules qui ne lui serviront jamais.
  • Temporels : fixer une date butoir à laquelle les collaborateurs devront avoir terminé leur e-formation. L’entreprise peut éventuellement envisager de fixer des dates intermédiaires (par exemple, atteindre les 25 %, 50 % et 75 % de la formation avant telles dates).

 

Choisir une plateforme LMS

Les besoins en formation souvent très différents d’un collaborateur à un autre, la mixité entre distanciel et présentiel (blended learning) et la diversité des modules disponibles induisent aujourd’hui une grande complexité de gestion pour le responsable formation d’une entreprise, même dans les structures d’une taille modeste.

Ce contexte explique le succès croissant des plateformes de Learning Management System (LMS). Ces logiciels performants nouvelle génération offrent aujourd’hui à l’employeur une solution tout-en-un pour :

  • Gérer et suivre le parcours de chaque apprenant (aspect management) ;
  • Créer facilement du contenu de formation 100 % personnalisé et engageant (aspect outil-auteur).

Si l’entreprise n’est pas encore dotée de ce type de service, elle aurait tout intérêt à songer au choix de la meilleure plateforme LMS, si elle souhaite économiser du temps et de l’argent sur le long terme.

Les logiciels de LMS simplifient grandement les gestion d'une formation.

Choisir les bons outils e-learning

Les formateurs peuvent compter sur une large palette d’outils (applis web, extensions PowerPoint, outils de bureau de type Articulate 360, etc) pour concevoir ces modules e-learning. Le choix des outils e-learning adaptés à votre structure dépend avant tout de l’environnement métier et de la typologie des collaborateurs ciblés.

Tous les outils ne proposent pas les mêmes fonctionnalités et services. Il est ainsi utile de déterminer dès à présent si votre solution e-learning doit inclure :

  • Un guide utilisateur ou tutoriel ;
  • Un service client réactif ;
  • Des contenus interactifs (gamification, webinaires, quiz, tests...).

Le bon support e-learning est idéalement celui qui offre au formateur le meilleur rapport entre richesse de contenu et simplicité d’utilisation.

Élaborer un parcours de formation

Le « parcours de formation » est une notion importante dans le cadre de la préparation d’une offre e-learning. Il se définit comme un cursus, composé d’une séquence de modules de formation successifs et proposant une approche complète et cohérente de la thématique à traiter.

Il s’agit donc de déterminer très concrètement la chronologie de la formation, en distinguant :

  • Les notions et compétences de base à traiter en priorité.
  • L’ordre de traitement des thèmes annexes ou secondaires.

Le parcours de formation peut notamment s’appuyer sur le plan de développement des compétences et les besoins identifiés pendant la phase d’analyse. Il doit offrir une véritable logique de progression : l’idée, pour le formateur, consiste le plus souvent à trouver le fil rouge qui donnera à la formation sa cohérence d’ensemble.

 

Créer le bon contenu et impliquer les formateurs

La création du contenu doit favoriser la variété pédagogique avec une diversité de modules de formation. L’absence de monotonie est en effet un facteur important pour éviter la lassitude de l’apprenant et empêcher sa perte d’attention ou d’engagement.

Les types de contenus pouvant être créés sont particulièrement nombreux, et se révéleront plus ou moins adaptés en fonction de la thématique à traiter, du public cible ou encore de la culture propre à l’entreprise. Les modules peuvent ainsi prendre la forme :

  • De contenus textes, qui restent bien sûr la base de la plupart des formations en distanciel pour transmettre l’information.
  • De contenus vidéo ou audio, souvent recommandés pour accrocher l’attention en début de formation. Attention toutefois à ne pas inclure des séquences trop longues ou systématiques, au risque de rendre l’apprenant passif.
  • Des jeux, exercices et challenges, particulièrement adaptés pour apprendre en s’amusant et/ou vérifier que les connaissances ont bien été acquises.

Le formateur doit idéalement viser une véritable expérience de formation augmentée, qui combine avec intelligence les différents canaux auxquels les apprenants se montreront réceptifs.

 

Tester et faire connaître la nouvelle formation

La pertinence de la formation devra être évaluée tout d’abord par un échantillon représentatif des collaborateurs concernés. Ces derniers seront soumis au suivi de la formation dans des conditions réelles, puis au renseignement d’un questionnaire de satisfaction sur l’expérience proposée et les éventuels axes d’amélioration à envisager.

 

Analyser l’efficacité du plan de formation

Tout plan de formation doit être associé à des indicateurs de performance : taux de participation des collaborateurs, taux de rétention en fin de formation, taux de réussite aux évaluations… Il existe cependant plusieurs manières de vérifier la bonne acquisition des connaissances :

  • L’évaluation « à chaud » est réalisée dans le temps de la formation, le plus souvent en fin de session.
  • L’évaluation « à froid » peut être effectuée jusqu’à plusieurs semaines après la date de la formation. Elle permet de déterminer si l’apprenant a bien acquis durablement les compétences concernées.

Un LMS a la capacité de générer des tableaux de bord intégrant différents indicateurs clés de performance (KPI) à partir des données d’utilisation des collaborateurs. Ces informations s’avèrent précieuses pour mieux comprendre les habitudes et les préférences des apprenants.

Grâce à ces données précieuses, le formateur peut ainsi analyser les modules pédagogiques qui ont le mieux fonctionné. Il peut également, par le biais de feedbacks et sondages, les parties de sa formation que les collaborateurs ont préféré, ceux qu’ils ont moins appréciés… Cela lui permettra par la suite de corriger les modules qui le nécessitent afin d’optimiser sa formation sur le long terme. 

 

Les formations en e-learning et en blended learning répondent aux enjeux et aux contraintes du monde professionnel contemporain. Pour un impact optimal, elles doivent cependant faire l’objet d’une préparation minutieuse et d’une réflexion préalable.

Les points clés à retenir :

  • Une offre e-learning s’appuie sur un plan de formation ou un besoin identifié.
  • De nombreux outils permettent de créer une e-formation personnalisée.
  • Une plateforme LMS tout-en-un fournit un appui logistique au responsable formation.

Formation digitale réussie

Rise Up Team

Écrit par Rise Up Team