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Quels sont les coûts liés à l’acquisition d’une plateforme LMS ?

22 novembre 2021

Votre entreprise envisage de se doter d’une plateforme LMS ? Vous souhaitez budgéter l’acquisition d’un Learning Management System ? Vous vous demandez si le déploiement d’un dispositif de formation sur un LMS est rentable ? Rise Up vous aide à y voir clair ! Découvrez dans cet article les dépenses à prévoir et les gains à attendre d’un LMS sur le long terme. 

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LMS : les coûts d’acquisition et d’implantation

 

Première étape - et l’une des plus importantes - à prendre en compte pour évaluer le coût d’un LMS : le type de solutions choisi. Deux options se présentent : logiciel Open Source et plateforme propriétaire

Quels sont les coûts liés à l’acquisition d’une plateforme LMS ?

 

Le LMS Open Source : gratuit mais...


Un LMS Open Source est souvent gratuit car le code du programme est accessible à tous. L’entreprise qui en fait l’acquisition se charge ensuite elle-même de tous les paramétrages techniques. Et là, prudence !

En effet, installer et faire fonctionner une plateforme LMS sur le serveur d’une organisation demande du temps, des compétences spécifiques… donc du personnel spécialisé et, in fine, de l’argent. Il est toujours possible de faire appel à un ou plusieurs prestataires pour effectuer certaines des tâches requises. La facture peut alors très vite s’allonger…

 

Le LMS propriétaire : un coût de départ élevé


Pour un LMS propriétaire, comme celui de Rise Up par exemple, la logique est inversée. L’éditeur fournit la plateforme clés en main et forme les parties prenantes (responsable de formation, formateurs, apprenants) à son utilisation. Le déploiement est donc rapide et sans accroc. En revanche, un investissement de départ est nécessaire. Il existe deux formules de facturation :

  • à la licence. Le principe : une licence = un utilisateur.
  • au jeton. Ici, le montant correspond au nombre d’utilisations. Autrement dit : un jeton = une inscription (inscription à une formation ou à un parcours de formation). 

 

Le matériel : un budget qui peut s’imposer


Quelle que soit la solution LMS choisie, un matériel suffisamment récent est nécessaire pour pouvoir installer la plateforme et la faire fonctionner normalement. Un point à vérifier et éventuellement une ligne budgétaire à ajouter !   

 

Les dépenses liées aux contenus des formations

 

Autre poste de dépenses à ne pas négliger : les contenus de formation. Le montant dépendra de la formule retenue : création à l’aide de l’outil-auteur présent sur le LMS ou sélection de formations sur étagère. 

 

La création de contenus : une tâche chronophage


Le coût se mesure  au temps passé par le formateur pour concevoir la formation.
Créer des modules via l’outil-auteur du LMS est simple techniquement. Toutefois, le formateur devra peut-être se former au digital learning afin de construire des sessions engageantes, exploitant tout le potentiel technologique de la plateforme, notamment en termes d’interactivité. Il ne s’agit pas de “plaquer” du contenu délivré en présentiel sur un support en ligne. Il est indispensable de revoir la forme afin d’éviter le principal danger d’une formation digitale : le décrochage de l’apprenant.

 

Les formations sur étagère : une option à étudier


Les formations sur étagère correspondent à des formations prêtes à l’emploi, créées en amont par des spécialistes et livrées avec la plateforme.
Il suffit alors à l’entreprise de sélectionner les contenus de son choix (bureautique, langues, comptabilité par exemple) et de les mettre immédiatement à disposition des apprenants. 

Il est bien sûr possible de mixer les deux solutions, c’est-à-dire d’acquérir certaines formations fournies clés en main et de les compléter par des formations conçues en interne. 

On touche ici à une autre question : de quoi a réellement besoin l’entreprise ? Suivant le type de compétences à développer (connaissances générales ou pointues, hard skills ou soft skills) et le nombre de collaborateurs à former, les choix peuvent être radicalement différents. Retenez donc qu’en plus du coût, il faut étudier de près la stratégie d’entreprise afin de trouver la solution adéquate en termes de création des contenus de formation.

 

Accompagnement et support technique : des postes budgétaires à anticiper

 

Que faut-il comprendre par accompagnement ? Il s’agit principalement de la formation des différents utilisateurs à la prise en main de la plateforme (via des ateliers dédiés par exemple) ainsi que l’intégration régulière de nouvelles fonctionnalités. Le support technique de son côté englobe la correction de bugs, la mise à jour et la maintenance du système ou encore la sauvegarde et la sécurisation des données.

 

calculer son budget de formation

 

Concernant ces deux éléments, on retrouve ici la problématique LMS Open Source / LMS propriétaire. La première solution laisse l’entreprise livrée à elle-même. Elle devra donc trouver les solutions en puisant dans ses ressources internes ou à l’aide de prestataires. 

En optant pour une plateforme propriétaire, l’éditeur apporte des garanties sur toutes les questions ayant trait à l’accompagnement et à l’assistance technique. Il convient toutefois de bien étudier le marché et de demander précisément aux fournisseurs visés ce qui est inclus ou non dans les formules proposées. 

 

Prévoir un budget supplémentaire : une nécessité

 

Nous l’avons vu, les dépenses liées à l’achat d’une plateforme LMS sont nombreuses et parfois difficiles à quantifier. En fonction du type de LMS (Open Source / propriétaire), des contenus pédagogiques souhaités, des fonctionnalités à implanter et du degré de personnalisation, les prix peuvent énormément varier, à la fois sur le court terme et le long terme. Il est donc recommandé de prévoir “large”. Autrement dit, il ne faut pas hésiter à mettre de côté un budget supplémentaire pour sécuriser l’achat et l’utilisation d’un LMS sur plusieurs années

 

Alors, un LMS, est-ce rentable ? 

 

La rentabilité d’une plateforme LMS se mesure sur le long terme. En permettant un passage massif vers les formations digitales, le LMS engendre automatiquement des économies. Grâce au digital learning, il n’y a plus de déplacements, donc plus d'hébergement, de restauration ou de locations de salles à financer. Les formateurs sont moins sollicités que lors de formations en présentiel. En effet, dès lors qu’une formation en ligne est créée, elle est utilisable à tout moment et par un nombre illimité ou presque de collaborateurs. Enfin, le gain de temps dans la gestion administrative de la formation est indéniable.

Les collaborateurs peuvent également se former plus vite, bénéficier d’apprentissages personnalisés et engageants. Conséquence : la montée en compétences se fait plus rapidement, l’entreprise gagne en réactivité et adaptabilité. Au final, ses performances vont donc largement compenser le coût du LMS

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Qu'est-ce qu'un LMS?
  • Un LMS ou Learning Management System est une plateforme de formation en ligne qui permet de centraliser et d’organiser les activités de formation de manière automatique.
  • A qui s'adresse le LMS ? Il s'adresse à tout type d'entreprise, organisme de formation ou école.
  • Quels sont les avantages d'un LMS ? Administration simplifiée, optimisation des coûts, flexibilité, meilleure performance de la formation, engagement plus fort des apprenants.

    Plus d'infos ici : Qu'est-ce qu'un LMS ?

 

 

Comment choisir son LMS ?
  1. Avez-vous besoin d'un LMS ?
  2. Avez-vos besoin d'un outil-auteur ?
  3. Le coût du LMS
  4. Quid de l'intégration du LMS à une autre plateforme
  5. Le LMS est-il compatible avec les appareils mobiles ?
  6. Votre éditeur propose t-il un accompagnement ?

Toutes les explications dans notre guide.

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