Learning in the Flow of Work : Intégration Rise Up dans Microsoft Teams

Développer une culture d’apprentissage, faciliter la formation des collaborateurs, augmenter l’engagement apprenant : autant de défis que l’entreprise doit relever pour assurer une montée en compétences efficace de ses salariés.

À la clé : une compétitivité renforcée et une meilleure adaptabilité, alors que les métiers évoluent rapidement. Dès lors, quelles solutions l’organisation a-t-elle à sa disposition ?

C’est à cette question que répond Rise Up, à travers sa nouvelle application pour Microsoft Teams. Objectif : permettre aux collaborateurs de se former à tout moment durant leur journée de travail. On parle de learning in the flow of work (LIFOW), apprentissage dans le flux de travail en français. Zoom sur cette nouvelle façon d’apprendre et toutes les fonctionnalités de l’application ! 

Learning in the flow of work : définition

Le learning in the flow of work, ou apprentissage dans le flux de travail, signifie dans son essence apprendre sans cesser de travailler, sans “casser” son rythme ni remettre en question la suite de tâches prévue au cours de la journée. 

Cette nouvelle manière de se former sert à combler une lacune bloquante, et ce le plus rapidement possible : le collaborateur “bute” sur une difficulté qui l’empêche d’avancer ; il recherche alors l’information dont il a besoin et résout son problème. Autre intérêt du learning in the flow of work : poursuivre une formation dès qu’un moment de libre apparaît dans l’emploi du temps. Et cela, où que l’on se situe géographiquement : chez soi en télétravail, au bureau, dans les transports en commun entre deux rendez-vous, etc. 

Le salarié se nourrit ainsi de nouveaux savoirs régulièrement, par petites touches. C’est lui qui a la main sur sa formation : il choisit le moment où il se forme et cible la compétence à améliorer. Autrement dit, l’apprentissage dans le flux de travail s’effectue au rythme de séquences ultra-courtes (on parle de micro-learning), qui s'intègrent de manière fluide dans la série de tâches professionnelles que le collaborateur réalise au quotidien. Il est donc impératif d’accéder en quelques secondes à une information qualitative et facilement assimilable.

Concrètement, l’apprenant visionne une vidéo de quelques minutes (voire moins), consulte une infographie, écoute un podcast, et/ou communique avec des collègues possédant l’information qu’il recherche, via son ordinateur ou son smartphone. 

On est bien loin des longues heures passées dans une salle, face à un défilé de slides sur grand écran… Place à la formation au quotidien, selon le temps disponible et l’attente précise du collaborateur !

L’évolution de la formation professionnelle

Afin d’établir le contexte de l’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs, un retour en arrière sur la façon dont la formation professionnelle a évolué durant cette décennie nous semble intéressant. 

1980 : l’invention du PC. Au départ, le contenu de formation ne pouvait être lu que sur un ordinateur unique ce qui compliquait le suivi de la progression des apprenants. Toutefois, avec l’émergence du réseau PC, une technologie aussi connue comme SCORM (Shareable Content Object Reference Model) a été développée et a ainsi permis au contenu e-learning d’être stocké et monitoré. 

1990 : la naissance du e-learning et des plateformes LMS. Avec l’émergence des navigateurs de recherches, les développeurs ont commencé à construire du contenu d’apprentissage en langage HTML et Flash. Alors que la plupart des modules de formation étaient longs avec une expérience utilisateur linéaire, de nombreuses entreprises ont vu ici une opportunité afin de développer l’e-learning et ont ainsi commencé à développer leur propres portails. 

1998 : Google voit le jour. Pourquoi passer des heures à feuilleter un catalogue e-learning volumineux alors que vous pouvez effectuer une recherche précisément sur ce que vous souhaitez ? Avec du recul, Google aurait dû initier une restructuration radicale des conditions d’apprentissage mais à l’époque, de nombreux fournisseurs de formations ont décidé d’aligner la formation avec les programmes de gestion des talents en suivant la reprise de l’économie afin d’acquérir les meilleurs talents 

2000 : le temps de la gestion de talent. Alors que de nombreuses entreprises continuaient à concevoir des solutions de gestion de talents, une révolution technologique était en cours. YouTube, Twitter et l’iPhone ont tous été lancés sur trois années consécutives (en 2005, 2006 et 2007 respectivement), changeant drastiquement notre façon d’interagir avec le contenu.

Début 2010 : la montée de l’apprentissage vidéo et en continu. Les plateformes LMS commencent à se positionner en tant que plateforme d’expériences (LXPs) et de nombreux acteurs innovants entrent en scène.

Fin 2010 : l’arrivée du digital et micro learning. Alors que l’appellation “micro learning” a été inventée un peu plus tôt dans la décennie, ce n’est vraiment qu’à la fin des années 2010 qu’elle prend toute son ampleur avec l’évolution des possibilités du digital learning. Avec le micro learning, les apprenants ont aisément accès à du contenu précis au format court depuis d’où ils le souhaitent, quand ils le souhaitent. 

Maintenant :  l’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs et la nouvelle génération de LMS. Nous sommes en train d’assister à un tournant des outils d’adaptive learning. Le contenu doit être basé sur les préférences et le comportement des utilisateurs ainsi que dans l’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs qui consiste à fournir aux apprenants l’information nécessaire et adaptée afin de répondre à un besoin immédiat.

Contenu basé sur une étude de Josh Bersin.

L’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs : un bref historique

En 2018, l’expert de l’industrie, Josh Bersin, a écrit un article dans lequel il explique comment l’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs représente un changement radical pour la formation professionnelle. 

Dans cet article, il fait la distinction entre le modèle de contenu pour les utilisateurs et le modèle de contenu pour les entreprises. Alors que les plateformes de contenus pour les utilisateurs comme Netflix encouragent les abonnés à consommer autant de contenus que possible, c’est l’opposé pour les fournisseurs de contenus professionnels. Pourquoi ? 

L’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs et les modèles de formation professionnelle

Selon une étude de LinkedIn Learning, le principal challenge en termes de Learning and Development pour les entreprises est le manque de temps disponible pour se former. Alors qu’un employé moyen dispose de 24 minutes par semaine à utiliser pour de la formation, il n’est pas surprenant que les entreprises ne veulent pas que leurs employés deviennent accros à la formation. 

Ainsi, un modèle de contenu idéal proposerait aux employés l’information précise dont ils ont besoin pour qu’ils s’améliorent dans leur travail aussi rapidement et efficacement que possible plutôt que de mettre à leur disposition une trop grande quantité de contenus. Comme Bersin le souligne, “cette approche reflète ce que souhaitent les apprenants” et l’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs est une solution idéale car elle propose aux apprenants des suggestions et recommandations adaptées. 

Les challenges de l’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs

L’importance de la digitalisation

Avant d’intégrer le flux de travail des collaborateurs d’une entreprise, il est de rigueur de digitaliser les formations et flux de travail.

En d’autres termes, la culture de l’apprentissage d’une entreprise doit se baser sur des outils digitaux et autres méthodes d’apprentissage à distance comme le mobile learning (l’apprentissage depuis une smartphone ou une tablette dont on le souhaite) ou encore le social learning (l’apprentissage par les pairs). L’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs va de pair avec l’adaptive learning qui est une forme d’apprentissage personnalisée et en distanciel. 

Quelques éléments à prendre en compte

En considérant qu’une entreprise a déjà établi une culture de l’apprentissage digitale, il y a quelques éléments à prendre en compte afin d’intégrer correctement l’apprentissage dans le flux de travail des collaborateurs.

Disposer d’un système de gestion des connaissances simple d’utilisation

Afin de s’assurer que les employés puissent trouver le contenu qui leur convient, il doit être correctement labellisé et mis à jour.

Permettre le partage de contenu en interne

Idéalement car vous souhaitez que les acquis dans certains domaines soient ensuite partagés globalement dans l’entreprise de façon fluide.

Utiliser des APIs

Disposer de technologies intégrées peut aider les apprenants à accéder à du contenu pertinent, leur offrant une meilleure expérience de formation.

Intégrer une fonction chat

Ajouter une interface de discussion dans votre logiciel de workflow est une excellente façon de combiner apprentissage et travail, permettant aux apprenants de visualiser et de partager du contenu. 

Disposer d’un canal dédié à l’apprentissage

Avec un espace d’apprentissage en ligne dédié, les apprenants se sentiront motivés à poster, partager du contenu qui les aidera à intégrer la culture de l’apprentissage au sein de l’entreprise.

Les enjeux et les bénéfices de l’apprentissage dans le flux de travail

Un impératif : la digitalisation de l'entreprise

Le learning in the flow of work implique une digitalisation efficace du travail et de la formation au sein de l’entreprise.

L’utilisation des outils numériques et des nouvelles méthodes pédagogiques à distance, telles que le mobile learning (apprentissage en mobilité, depuis son portable ou sa tablette) et le social learning (apprentissage entre pairs), doit faire partie de la culture d'apprentissage de l’organisation. Le learning in the flow of work va également de pair avec l’adaptive learning, c’est-à-dire un apprentissage à distance personnalisé.

Les avantages du learning in the flow of work

L’entreprise a énormément à gagner en adoptant l'apprentissage dans le flux de travail. 

Souple et flexible, la formation s’intègre naturellement dans le quotidien professionnel, s’adapte à l’organisation et aux contraintes de chacun. Parmi ces dernières : le manque de temps, des horaires et une charge de travail fluctuants, une opération urgente à mener sans disposer de l’intégralité du savoir-faire requis.

De plus, avec le learning in the flow of work, l’engagement apprenant s’accroît. En répondant à une nécessité concrète et immédiate, la formation suscite une attention et une motivation maximales. De plus, laissé en totale autonomie, le salarié choisit ce qu’il apprend et à quel moment. La formation acquiert automatiquement du sens. 

En conséquence, la productivité augmente. Les temps morts qui surviennent parfois au cours d’une journée de travail sont exploités. De plus, l'utilisateur bénéficie d’un apprentissage personnalisé, qu’il peut mettre en application immédiatement ou à court terme. 

Bref, le learning in the flow of work optimise la formation des collaborateurs. Résultat : une montée en compétences plus rapide et efficace !

Avec Rise Up LMS dans Microsoft Teams, la formation ancrée dans le quotidien des collaborateurs 

Le LMS Rise Up intégré dans Microsoft Teams : un outil conçu précisément pour répondre aux enjeux de l’apprentissage dans le flux de travail.

Le collaborateur a désormais la possibilité de suivre des séquences de formation sans quitter Teams ! Il lui suffit de se connecter à l’appli pour accéder à ses formations en cours et visionner des contenus adaptés à sa problématique. L’apprenant a également accès à des tests d’évaluation. Tout cela en conservant l’environnement de la plateforme collaborative. 

L’expérience ne s’arrête pas là… 

Avec l'intégration de Rise Up LMS dans Microsoft Teams, le collaborateur profite d’une solution d’apprentissage personnalisée. En effet, Lia, coach virtuel de formation, l’accompagne dans sa formation. Propulsé par les technologies d’intelligence artificielle, Lia s’adapte aux attentes propres de chaque salarié. Ce coach en ligne apporte une réponse pertinente aux questions de l’utilisateur, lui recommande des contenus et envoie des notifications et rappels directement dans Teams. 

On le voit, l’apprenant est véritablement autonome, maître de son apprentissage et orienté vers les ressources dont il a vraiment besoin. Des ressources conçues pour s’adapter parfaitement à l’application : Rise Up propose ainsi un grand nombre de modules de micro-learning, à la fois engageants et pédagogiques.

En outre, l'intégration optimise les fonctionnalités collaboratives de Microsoft Teams et du LMS Rise Up. L’utilisateur suit sa formation tout en restant connectés avec ses pairs. Il peut interagir avec ses collègues et continue à recevoir ses alertes agenda par exemple.

Enfin, pour assurer un accès à l’interface instantané et une expérience de navigation encore meilleure, l’application Rise Up pour Microsoft Teams intègre un système d’authentification unique : le SSO user matching (SSO signifie Single Sign-On). Ainsi, une fois connecté à Teams, le collaborateur n’a pas à s’identifier une deuxième fois pour accéder à Rise Up LMS.

En un mot, Rise Up et Microsoft Teams ouvrent une nouvelle manière d’apprendre, qui contribue à l’épanouissement professionnel du salarié tout comme à la compétitivité de l’entreprise.